Quy trình làm hàng xuất bằng container đường biển

Quy trình làm hàng xuất container đường biển trong bài viết này gồm các bước mà chủ hàng cần làm để chuyển lô hàng xuất khẩu cho người mua nước ngoài.

Trường hợp bạn là chủ hàng quyết định thuê công ty dịch vụ thì có thể bỏ qua một số bước nghiệp vụ đã thuê. Dù sao, họ vẫn nên tìm hiểu để phối hợp cho tốt trong quá trình làm thủ tục.

Còn nếu bạn là nhân viên của công ty dịch vụ giao nhận thì cũng có thể đọc, tìm hiểu để biết những nghiệp vụ mà mình cần thực hiện để phục vụ khách hàng.

Dưới đây, tôi sẽ nêu các bước công việc chính của Quy trình làm hàng xuất để có thể xuất khẩu lô hàng bằng container đường biển, theo hình thức nguyên container (FCL) chứ không phải hàng lẻ (LCL). Nếu hàng đi bằng máy bay, thì bạn đọc bài Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Bước 1 - Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương

Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng mua bán với phía nước ngoài, trong đó có những điều khoản cụ thể về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên…

>> Xem thêm về hợp đồng ngoại thương tại đây.

Căn cứ theo nội dung quy định trong hợp đồng đã ký kết, người bán Việt Nam biết được mình có trách nhiệm như thế nào trong các bước công việc cần phải triển khai.

Bước 2 - Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có)

Nếu hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép xuất khẩu thì phải làm bước này với cơ quan hữu quan tương ứng. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: thuốc tân dược, hạt giống, vật liệu nổ, gỗ, cổ vật... thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.

Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị định 69/2018/NĐ-CP và các quy định liên quan khác.

Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Sau khi có giấy phép, hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 3 - Thu xếp chỗ với hãng vận tải

Tùy theo điều kiện thương mại ký trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp khâu vận tải biển (đặt chỗ trên tàu, trả cước phí) sẽ thuộc trách nhiệm của người mua hay người bán.

Ở đây tôi nêu 2 trường hợp phổ biến để bạn dễ theo dõi. Nếu muốn biết chi tiết về các điều kiện thương mại, bạn đọc thêm bài viết Tìm hiểu về Incoterms.

3.1. Trường hợp xuất khẩu theo điều kiện CIF

Nếu công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (điều kiện nhóm C hay D nói chung), thì bạn sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển.

Khi đó bạn phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng (Shipment). Bên vận chuyển thường là một trong các đơn vị sau:

• Hãng tàu container (Shipping Lines)
• Hãng tàu không có tàu (NVOCC)
• Công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder)

3.2. Trường hợp xuất khẩu theo điều kiện FOB

Với điều kiện FOB, bạn chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngoài sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking Note với hãng tàu.

Để phối hợp, người mua sẽ thông báo cho bạn thông tin người vận chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối hợp, sắp xếp và thống nhất với bạn lịch trình tàu phù hợp.

Theo kế hoạch đã thỏa thuận, người vận chuyển sẽ gửi Booking để bạn làm thủ tục kéo vỏ container đóng hàng như trong bước 4.

Bước 4 - Chuẩn bị hàng hóa, chứng từ

Sau khi có lịch trình dự kiến về ngày tàu chạy, việc của người xuất khẩu là phải khẩn trương chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng. Đồng thời cũng phải sắp xếp chuẩn bị những chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng xuất khẩu.

Bước 5 - Kéo vỏ container rỗng, đóng hàng, chuyển về cảng

Bạn làm các bước công việc cụ thể dưới đây, hoặc cũng có thể thuê công ty dịch vụ logistics làm:

• Dùng Booking của hãng tàu để làm thủ tục lấy vỏ container rỗng. Tùy theo hãng tàu mà có sự khác nhau về cách làm. Có hãng yêu cầu phải đem Booking lên văn phòng của họ để đổi ra lệnh cấp vỏ. Một số hãng cho phép chủ hàng in Booking ra rồi xuống thẳng bãi (Depot) lấy vỏ, mà không cần đổi ra lệnh cấp vỏ. Hãng khác thì phải thêm bước gửi file Booking cho hãng tàu xác nhận lệnh cấp vỏ qua email, sau đó mới tới bãi chỉ định để nhận vỏ container.
• Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng. Đa phần chủ hàng sẽ thuê xe container để thực hiện công việc này.
• Thu xếp công nhân và phương tiện thiết bị để đóng hàng vào container, sau đó niêm phong kẹp chì (seal) để đảm bảo an toàn. Với những mặt hàng cần phải làm kiểm tra chuyên ngành tại cảng (chẳng hạn kiểm dịch thực vật), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container hàng về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì chính thức của hãng tàu. Như vậy sẽ tránh phải mất tiền mua chì mới.
• Hạ hàng về cảng hoặc depot theo đúng chỉ định của hãng tàu. Lưu ý chuẩn bị trước và nộp cho cảng hoặc hãng tàu phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hiện nhiều hãng tàu đã cho khai VGM trên website của họ. Container hàng cần hạ trước giờ cắt máng (CY closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu).

Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.

Trường hợp bạn thấy nhiều việc lắt nhắt, và muốn thuê công ty dịch vụ vận chuyển thủ tục, thì gửi yêu cầu báo giá trong link dưới, công ty tôi luôn sẵn sàng hợp tác hỗ trợ bạn:

Thủ tục hải quan & vận chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm!

Bước 6 - Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 5 nêu trên)
• Giấy giới thiệu

Chi tiết các bước thủ tục và hồ sơ hải quan, bạn có thể đọc trong bài viết về cách làm thủ tục hải quan.

Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát. Sau khi xuất tàu họ sẽ hoàn trả tờ khai thông quan có xác nhận đã thực xuất.

Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.

Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI - Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn SI Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.

Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.

Khi tàu chạy, bên vận chuyển sẽ gửi cho bạn Vận đơn gốc (Original B/L). Nhiều trường hợp, chủ hàng yêu cầu vận đơn giao hàng bằng điện (Telex B/L / Surrender B/L), thì họ thường phải nộp thêm 1 khoản phí, gọi là phí Telex Fee (khoảng 30-50usd). Khi đó sẽ chỉ có file mềm Telex Bill gửi qua email, mà không phát hành bản gốc, và do đó cũng không cần xuất trình B/L gốc tại cảng dỡ hàng (nhờ vậy sẽ nhanh chóng, thuận tiện hơn).

Bước 8 - Các bước công việc khác của Quy trình làm hàng xuất: mua bảo hiểm, làm CO…

Khi đã có vận đơn, thì bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.

Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:

• Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)
• Chứng nhận xuất xứ (CO)
• Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate).

Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.

Trong 1 số trường hợp chủ hàng cần lưu ý thêm một số công việc theo yêu cầu của nước nhập khẩu. Chẳng hạn như khai AMS cho hàng xuất đi Mỹ, ENS cho hàng đi Châu Âu...

Bước 9 - Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng xuất khẩu, về mặt chuyển giao hàng hóa. Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.

----------------------------

Như vậy trong bài viết này, tôi đã nêu các bước của quy trình làm hàng xuất khẩu, đứng theo góc độ chủ hàng.

Trường hợp bạn là công ty dịch vụ, thì cũng có thể hiểu và tùy biến cho phù hợp với dịch vụ mà mình cung cấp. Tất nhiên sẽ có một số nghiệp vụ khác đi, nên nếu có thời gian, tôi sẽ viết riêng bài về quy trình hàng làm xuất cho forwarder. Bạn có thể cũng muốn tìm hiểu thêm về Quy trình làm hàng nhập.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về quy trình, hoặc muốn tìm đơn vị dịch vụ hải quan tại Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng, hay Tp. HCM thì vui lòng liên hệ với tôi nhé.

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

Chuyển từ Quy trình làm hàng xuất về Xuất nhập khẩu

Chuyển từ Quy trình làm hàng xuất về Trang chủ