Chứng từ xuất nhập khẩu: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Trong hoạt động thương mại quốc tế, chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng, giúp hàng hóa được thông quan thuận lợi và đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ.

Một bộ chứng từ đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn hỗ trợ việc kiểm tra, xác minh thông tin hàng hóa, xuất xứ và thanh toán quốc tế.

Vậy chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những loại nào? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chuẩn bị hồ sơ để tránh sai sót? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này!

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Bộ chứng từ bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng. Nếu phân loại thì có thể chia thành mấy nhóm như: chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ thanh toán... Các nhóm không rạch ròi, và có sự "chồng lấn" nhất định, nghĩa là 1 vài loại chứng từ cụ thể có thể thuộc nhiều nhóm.

Có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (Invoice, Packing List, CO…), hay do người nhập làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm (hợp đồng, tờ khai)… Do vậy, tùy vào vai trò bạn là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ hàng hóa có khác nhau.

Cũng cần lưu ý, bộ chứng từ xuất nhập khẩu không hoàn toàn giống với bộ hồ sơ hải quan. Thông thường, hồ sơ hải quan (hàng thương mại) sẽ gồm tờ khai hải quan và một số chứng từ xuất nhập khẩu như: hợp đồng, invoice, Packing List, C/O…

>> Tìm hiểu về hồ sơ hải quan tại đây

Dưới đây, tôi liệt kê những chứng từ xuất nhập khẩu phổ biến để bạn đọc tham khảo.

Thủ tục hải quan & vận chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm!

Chứng từ hàng hóa bắt buộc

Đây là những giấy tờ tài liệu mà gần như bắt buộc phải có với tất cả các lô hàng.

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v… 

>> Đọc thêm về hợp đồng thương ngoại thương

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi… Đây là loại phổ biến nhất trong số các loại hóa đơn dùng trong mua bán quốc tế.

>> Đọc thêm về hóa đơn thương mại

• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng. Qua đó, người đọc có thể biết lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào…

>> Đọc thêm về Phiếu đóng gói hàng hóa

• Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.

>> Tìm hiểu thêm về vận đơn là gì 

>> Đọc thêm về Vận đơn đường biển

• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.

>> Đọc thêm về Tờ khai hải quan

Chứng từ xuất nhập khẩu thường gặp

Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, nhưng không phải để đòi tiền. >> Đọc thêm về Proforma Invoice.
• Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ. >> Tìm hiểu thêm LC là gì?
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế. 

>> Tìm hiểu thêm về C/O

• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.

Đọc thêm về Kiểm dịch thực vật

Vận chuyển & thủ tục hải quan Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa thuận lợi!

Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác

• Thông báo gửi hàng (Shipping Advice)
• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)
• Chứng nhận kiểm định (COA - Certificate of analysis)
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
• Phiếu an toàn hóa chất (MSDS - Material Safety Data Sheet)

Chứng nhận xuất xứ Form B

Chứng từ xuất nhập khẩu cũng khá đa dạng, và cũng có sự khác nhau theo từng trường hợp cụ thể. Trong bài viết này, tôi đã tóm tắt nội dung của những chứng từ phổ biến thường gặp trong hoạt động xuất nhập khẩu để bạn đọc tham khảo.

Nếu bạn cần tư vấn về 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ, hoặc muốn tìm đơn vị dịch vụ hải quan tại Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng, hay Tp. HCM thì vui lòng liên hệ với tôi nhé.

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

Chuyển từ Chứng từ xuất nhập khẩu về Xuất nhập khẩu