Các loại hóa đơn trong thương mại quốc tế - Loại nào quan trọng nhất?

Trong các loại hóa đơn trong thương mại quốc tế, bạn sẽ thấy mỗi loại đều có nội dung và hình thức ít nhiều có sự khác nhau.

Tại sao lại như vậy? Nội dung và chức năng đặc thù từng loại là gì?

Trong bài này tôi sẽ giới thiệu chi tiết để bạn tiện tham khảo về các loại hóa đơn trong giao mua bán quốc tế.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Trong hoạt động mua bán quốc tế, Commercial Invoice được coi là loại hóa đơn quan trọng nhất, và cũng phổ biết nhất. Nó có rất nhiều chức năng mà tiêu biểu nhất là làm chứng từ thanh toán, là công cụ chính thức để người bán dựa yêu cầu người mua thanh toán đúng hạn, đúng số tiền.

Chi tiết thêm về tôi sẽ trình bày trong một bài viết riêng về hóa đơn thương mại.

Mẫu hóa đơn thương mại

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Về hình thức, hóa đơn chiếu lệ tương đối giống với hóa đơn thương mại, cũng có đầy đủ số hóa đơn, ngày phát hành, tên hàng, số lượng, giá từng loại hàng, v.v… Nhưng về chức năng thì không được dùng vào mục đích thanh toán.

Mẫu Proforma Invoice

Hóa đơn chiếu lệ thực chất giống như một bản nháp của hóa đơn thương mại. Nó được soạn ra để cho bên bán và bên mua có thể bàn bạc, thêm bớt trước khi đi đến thống nhất cuối cùng là hóa đơn thương mại.

Với tính chất như trên, hóa đơn chiếu lệ thường được dùng để đại diện cho hàng hóa gửi đi triển lãm; làm đơn chào hàng; làm thủ tục xin nhập khẩu.

Về việc phát hành: Không có quy định chính xác về thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ, và cũng không có giới hạn về số lần phát hành.

Người mua và người bán có thể tiến hành đàm phán qua lại nhiều lần bằng hóa đơn chiếu lệ cho đến khi thỏa thuận được mức giá chung mà hai bên đều đồng ý. Thông thường, người ta sẽ phát hành hóa đơn chiếu lệ trước khi ký hợp đồng mua bán hoặc trước khi hàng xếp lên tàu.

>> Tìm hiểu thêm về Proforma Invoice tại đây

Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice)

Hóa đơn tạm tính, còn gọi là hóa đơn tạm thời là hóa đơn dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong thời gian chờ thanh toán chính thức.

Hóa đơn tạm tính được dùng khi hai bên chấp nhận thanh toán theo kiểu hàng giao trước, chốt giá sau.

Các trường hợp cụ thể:

• Khi lô hàng giao làm nhiều lần: Đây là hình thức mua bán hết sức bình thường trong thương mại quốc tế. Thường thì với những hàng hóa nhập khẩu với số lượng lớn hoặc hàng có tính chất theo mùa, 2 bên chỉ đàm phán và ký kết một hợp đồng duy nhất, kèm theo là điều khoản giao hàng thành nhiều lần.
  
  Như vậy, việc thanh toán 1 lần thường không được ưu tiên vì nó sẽ ảnh hưởng 2 mặt đến các bên tham gia mua bán. Hơn nữa, việc thanh toán nhiều chặng giúp bên mua không phải chuẩn bị ngay một khoản tiền lớn, còn giúp bên bán có tiền để xoay vòng cũng như tránh rủi ro sẽ là phương án ưu tiên đối với hợp đồng giao hàng nhiều lần.
• Khi hợp đồng quy định thanh toán dựa vào lượng hàng/sự biến đổi phẩm chất tại cảng đến: Trong nhiều hợp đồng có quy định, việc thanh toán dựa vào khối lượng, trọng lượng hàng tại cảng đến; hoặc thanh toán dựa vào phẩm chất hàng hóa tại cảng đến.
  Tuy nhiên người bán muốn tạm thu tiền hàng ngay, và đương nhiên, trong trường hợp này, hóa đơn phát hành phải là hóa đơn tạm tính.
• Giá trị hàng hóa được tính tại thời điểm sau giao hàng: Giống như trường hợp ở trên, bên bán muốn thu tiền ngay trước khi 2 bên có giá chính thức.

Thông thường sẽ là khi ký kết hợp đồng, hai bên quy định giá của hàng được thống nhất sau khi giao hàng; hoặc được tính theo giá thị trường tại một thời điểm mà hai bên đã thống nhất trong hợp đồng.

Theo quy định tại khoản 3, điều 18 của thông tư 64/2013/TT-BTC thì sau khi giao hàng theo giá hóa đơn tạm tính và đã chốt được giá bán chính thức, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn trung lập (Neutral Invoice)

Trong phương thức buôn bán thông qua trung gian; tạm nhập tái xuất; hoặc chuyển khẩu, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn, do đó họ sử dụng hóa đơn do một người khác ký phát chứ không phải là người bán hàng thực tế.

Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

Hóa đơn lãnh sự là loại hóa đơn có xác nhận của lãnh sự tại nước xuất khẩu. Nhằm mục đích đánh thuế hàng nhập khẩu.

Xác nhận của lãnh sự được dùng để:

• Chắc chắn người bán không bán phá giá loại hàng hóa đó.
• Cung cấp thông tin về nhóm hàng phải chịu thuế là như thế nào.
• Có thể thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).

Tóm lại

Trong giao dịch thương mại quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu, sẽ có rất nhiều loại hóa đơn liên quan. Nó thể hiện từng chức năng khác nhau trong từng giai đoạn của một giao dịch.

Tuy nhiên, bạn sẽ gặp nhiều nhất là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice).

Hóa đơn thương mại không chỉ thể hiện chức năng nguyên thủy của một hóa đơn là thanh toán, mà còn là cơ sở dùng để tính các loại thuế phí khác cũng như lưu sổ sách hay để đối chiếu kiểm tra với các loại chứng từ khác như vận đơn, phiếu đóng gói.

Còn hóa đơn chiếu lệ, đây bản chất là hóa đơn nháp, có thể được phát hành nhiều lần xuyên suốt quá trình từ đàm phán cho đến ký kết cũng như thanh toán hợp đồng. Đơn giản hơn, đây là những bước cơ sở để tiến đến cái thống nhất là hóa đơn thương mại.

Sau cùng, để biết thêm các kiến thức về hóa đơn liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu của bạn cũng như tìm kiếm một đơn vị tin cậy để nhận sự tư vấn về hóa đơn trong mua bán quốc tế cũng như các chứng từ xuất nhập khẩu khác, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo đường dẫn phía dưới.

Thủ tục hải quan & vận chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm!