Cargo Manifest là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Bạn có biết Cargo Manifest là gì không?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, việc khai báo Manifest được coi là một hoạt động quan trọng. Tuy vậy, với những ai mới tìm hiểu về xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ khái niệm này không khó, nhưng thực hiện công việc liên quan thế nào thì lại không phải là dễ.

Vì vậy, trong bài chia sẻ này, Vinalogs sẽ cung cấp những kiến thức cần biết về Cargo Manifest và các thông tin liên quan, bao gồm thời gian khai Manifest, hình thức khai Manifest, cách thức khai Manifest và lý do tại sao phải khai Cargo Manifest theo quy định.

Khái niệm Cargo Manifest là gì?

Chứng từ này được lập bởi đại lý hãng tàu tại cảng xếp hàng, dựa trên thông tin từ hệ thống vận tải đơn. Manifest chứa các thông tin quan trọng như:

• Tên tàu, số chuyến (Vessel / Voyage No.)
• Cảng xếp / dỡ (Loading port / Discharge port)
• Hàng hóa (Commodity): Tên hàng, khối lượng, thể tích…
• Người gửi hàng (Shipper),
• Người nhận (Consignee),
• Người được thông báo (Notify Party)
• Số vận đơn, v.v...

Khi tàu rời cảng xếp, đại lý hãng tàu tại đó cập nhật lên hệ thống nội bộ để đại lý tại cảng dỡ nhận được thông tin. Tại cảng dỡ, văn phòng đại lý sẽ tiến hành khai báo với cơ quan hải quan các thông tin về các lô hàng theo Manifest. Các thông tin này phải trùng khớp với thông tin mà người xuất khẩu đã cung cấp trong chi tiết Bill of Lading cho hãng tàu.

Việc hãng tàu và đại lý hãng tàu khai báo thông tin các lô hàng với cơ quan hải quan chính là việc khai Cargo Manifest. Trong quá trình này, hãng tàu khai manifest cho Master Bill (MBL - Vận đơn chủ) và các công ty forwarding khai manifest cho House Bill (HBL - Vận đơn nhà).

>> Phân biệt Master Bill và House Bill

Trong bản lược khai hàng hóa, có các thông tin quan trọng để làm thủ tục hải quan, bao gồm:

• Thông tin về con tàu vận chuyển: Tên tàu, quốc tịch, số hiệu, số chuyến, tên thuyền trưởng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có) và cảng đích.
• Thông tin về hàng hóa vận chuyển: Số vận đơn, ngày phát hành vận đơn, tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, tên người thông báo, tên hàng, số lượng hàng, và các thông tin khác.

Việc khai báo Cargo Manifest chính xác hay không sẽ ảnh hưởng đến thời gian thông quan hàng hóa. Nếu khai báo đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn, hàng hóa có thể được thông quan nhanh. Ngược lại, nếu quá trình khai báo chậm trễ và cần điều chỉnh nhiều lần, thì thời gian thông quan hàng hóa có thể bị kéo dài.

Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc hiểu và tuân thủ quy định về khai báo Cargo Manifest trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.

Khai báo Manifest tại Việt Nam

Từ năm 2011, theo Quyết định Số 19/2011/QĐ-TTg ngày 23/3/2011 của Thủ tướng Chính phủ, bắt đầu thí điểm triển khai Hệ thống E-Manifest tại 9 Cục Hải quan, bao gồm Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Khánh Hòa, Bình Định, Bà Rịa - Vũng Tàu, TP. Hồ Chí Minh và Cần Thơ.

Hệ thống E-Manifest là hệ thống khai báo hàng hóa và hải quan điện tử, giúp đơn giản hóa và tăng cường tính chính xác trong quá trình xử lý hàng hóa của tàu biển.

Việc triển khai hệ thống E-Manifest giúp tăng cường hiệu quả và tính linh hoạt trong quá trình thông quan hàng hóa. Bằng cách sử dụng công nghệ thông tin, các thông tin liên quan đến lô hàng, vận đơn và các chứng từ được gửi đi và xử lý tự động, giảm thiểu thời gian và công sức soạn thảo và xử lý tài liệu giấy truyền thống. Điều này đồng thời cải thiện tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông quan hàng hóa.

Qua đó, việc triển khai Hệ thống E-Manifest là một bước tiến quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và sự tiện lợi trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa thông qua tàu biển.

Những lưu ý khi khai báo Manifest

Việc khai Cargo Manifest có thể khá phức tạp đối với những người mới tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu. Vì vậy rất cần tìm hiểu một cách đầy đủ ngay từ đầu.

Dưới đây là một số thông tin cơ bản về thời gian khai, hình thức khai và một số lợi ích của việc khai Cargo Manifest:

Thời gian khai Manifest

Thời gian khai Manifest thường khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia và cơ quan hải quan. Trong nhiều trường hợp, hãng tàu được yêu cầu khai Manifest trước thời điểm tàu cập cảng từ 1 đến 2 ngày. Tuy nhiên, một số quốc gia như Nhật Bản, Trung Quốc đã áp dụng hệ thống E-Manifest và yêu cầu hãng tàu khai Manifest ngay sau khi tàu đã chạy được 12 giờ.

Hệ thống E-Manifest là một hệ thống khai Manifest trực tuyến hoặc khai Manifest điện tử. Nó đã đem lại sự tiện lợi và đơn giản hóa quy trình khai báo. Thông qua E-Manifest, các thông tin liên quan đến lô hàng có thể được nhập khẩu trực tiếp vào hệ thống, giảm thiểu sự phụ thuộc vào tài liệu giấy và tiết kiệm thời gian xử lý. Điều này giúp hãng tàu và các đại lý thực hiện quy trình khai Manifest nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Sự chuyển đổi sang hệ thống E-Manifest đã mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian: Quy trình khai Manifest trực tuyến giúp giảm thời gian xử lý và tăng tốc quá trình thông quan hàng hóa.
• Độ chính xác cao hơn: Hệ thống E-Manifest cho phép nhập liệu chính xác và tự động kiểm tra lỗi, giúp tránh sai sót trong việc khai báo thông tin hàng hóa.
• Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ được sự phụ thuộc vào tài liệu giấy, giảm thiểu việc in ấn và vận chuyển tài liệu.
• Quản lý dễ dàng: Dữ liệu hàng hóa được lưu trữ trực tuyến, dễ dàng tra cứu và quản lý, giúp tăng tính minh bạch và hiệu quả của quá trình vận chuyển hàng hóa.

Hình thức khai Manifest

Hiện nay, để khai Manifest, người khai hải quan có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:

1. Khai Manifest trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan. Địa chỉ  website để khai Manifest trực tuyến là e-manifest.customs.gov.vn. Người khai hải quan có thể truy cập vào địa chỉ này và nhập thông tin liên quan trực tiếp trên hệ thống.
2. Khai báo theo chuẩn định dạng do Tổng cục Hải quan công bố:

Cách 1: Tải file mẫu định dạng Microsoft Excel từ trang web của Tổng cục Hải quan. Sau đó, người khai hải quan nhập dữ liệu liên quan vào file mẫu này và gửi lên hệ thống.
Cách 2: Đối với bản lược khai hàng hóa (Mẫu 1), doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm có chức năng kết xuất Bản khai hàng hóa ra file EDI (Electronic Data Interchange) và gửi lên hệ thống. Phần mềm này phải tuân thủ theo chuẩn UN/EDIFACT CUSCAR D98B. Chuẩn dữ liệu này cũng tương thích với Hệ thống VNACCS/VCIS (Hệ thống thông tin quản lý hoạt động hải quan Việt Nam).

Việc lựa chọn hình thức khai Manifest phù hợp tùy thuộc vào quy định của cơ quan hải quan và sự thuận tiện của người khai hải quan.

Tại sao phải khai Cargo Manifest

Việc khai báo Manifest là một thủ tục bắt buộc và cần thiết khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Dưới đây là lý do tại sao phải khai báo Manifest:

• Đảm bảo tuân thủ quy định hải quan: Việc khai báo Manifest là yêu cầu của cơ quan hải quan để kiểm soát và quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu. Bằng cách khai báo Manifest, người gửi và hãng tàu đang tuân thủ quy định pháp luật và nội quy của cơ quan hải quan.
• Xác định thông tin hàng hóa: Manifest cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng như tên người gửi, người nhận, số lượng, loại hàng hóa, và các thông số khác liên quan. Thông tin này giúp hải quan xác định đúng lượng hàng hóa và áp dụng các quy định liên quan đến hải quan, thuế và quản lý an ninh.
• Kiểm soát và giám sát hàng hóa: Việc khai báo Manifest giúp cơ quan hải quan kiểm soát và giám sát quá trình nhập xuất hàng hóa. Thông tin trong Manifest giúp xác định hàng hóa đến từ đâu, đi đến đâu, thông qua đâu và đối tác liên quan. Điều này giúp cơ quan hải quan có khả năng kiểm soát và theo dõi quá trình di chuyển hàng hóa để đảm bảo tuân thủ quy định và đối phó với các vấn đề an ninh và lậu.
• Đảm bảo chính xác thông tin và tránh nhầm lẫn: Khai báo Manifest đảm bảo rằng thông tin về hàng hóa được cung cấp chính xác và tránh nhầm lẫn. Việc so khớp thông tin giữa Manifest và lệnh giao hàng (D/O) giúp đảm bảo rằng người nhận hàng nhận được hàng hóa chính xác và tránh những trường hợp không đúng thông tin hoặc không nhận được hàng.

Những sai sót có thể gặp phải trong quá trình khai Cargo Manifest

Việc khai báo Manifest nếu không cẩn thận và tỉ mỉ dễ dẫn đến một số sai sót thường gặp. Bạn cần lưu ý để tránh mắc phải:

• Khai sai hoặc nhầm thông tin container: Đây là lỗi phổ biến khi khai báo Manifest. Có thể ghi sai số container (nên cẩn thận kiểm tra số container), số hóa đơn container, hoặc nhầm số container của các lô hàng khác nhau. Điều này có thể gây rối và khó khăn trong việc xác định đúng container và quản lý hàng hóa.
• Khai nhầm thông tin giữa CFS/CFS và CY/CF: CFS (Container Freight Station) và CY (Container Yard) là hai thuật ngữ chỉ định nơi lưu trữ và xếp dỡ container. Tuy nhiên, khi khai báo Manifest, có thể ghi sai thông tin về loại nơi lưu trữ hoặc xếp dỡ container, dẫn đến sự nhầm lẫn và khó khăn trong việc xử lý hàng hóa.
• Khai nhầm hàng container thành hàng lẻ: Trong quá trình khai báo Manifest, có thể ghi nhầm thông tin về loại hàng hóa. Thay vì khai báo hàng nguyên container (FCL), có thể ghi nhầm thành hàng lẻ (LCL) hoặc ngược lại. Điều này gây khó khăn trong quá trình quản lý và vận chuyển hàng hóa.
• Khai sai hoặc khai thiếu thông tin về bên xuất khẩu, bên nhập khẩu: Thông tin về bên xuất khẩu và bên nhập khẩu là quan trọng trong quá trình khai báo Manifest. Sai sót trong việc khai thông tin về các bên này có thể gây nhầm lẫn và ảnh hưởng đến quá trình giao nhận hàng hóa.
• Khai sai trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa: Sai sót trong việc khai báo trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa có thể dẫn đến quy mô hàng hóa không khớp và gây ảnh hưởng đến quá trình quản lý và vận chuyển hàng.
• Khai sai cảng xếp và cảng dỡ hàng, địa điểm đích: Việc khai sai thông tin về cảng xếp, cảng dỡ hàng hoặc địa điểm đích có thể dẫn đến sự nhầm lẫn trong quá trình quản lý và vận chuyển hàng hóa. Điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian và địa điểm giao nhận hàng hóa.

Để tránh các sai sót trên, quan trọng là kiểm tra và đối chiếu kỹ thông tin trước khi khai báo Manifest. Nếu có bất kỳ sai lệch nào, nên sửa chữa ngay lập tức để đảm bảo thông tin chính xác và tránh các vấn đề phát sinh sau này.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan tới “Cargo Manifest là gì” mà Vinalogs muốn gửi tới cho các bạn. Khai Cargo Manifest là một trong những việc quan trọng khi bạn muốn nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào từ nước ngoài về Việt Nam kinh doanh. Vì vậy, để chuyên nghiệp hơn và đảm bảo hàng hóa của bạn đến nơi đúng chỗ, đừng chần chừ mà hãy liên hệ ngay với Vinalogs để được tư vấn các thủ tục hải quan, và xuất nhập khẩu chuyên nghiệp nhất.