Kho CFS là gì? Vai trò của kho CFS như thế nào đối với hàng hóa?

Trong quá trình xuất nhập hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam và ngược lại, bạn sẽ phải thực hiện nhiều công đoạn từ làm giấy tờ thủ tục, lưu trữ, vận chuyển… Hàng hóa được lưu trữ bảo quản trong các kho phù hợp, trong đó có 1 loại kho khá đặc biệt có tên viết tắt là CFS.

Vậy, kho CFS là gì? Vai trò của kho CFS như thế nào trong quá trình thông quan xuất nhập hàng hóa?

Hãy cùng chúng tôi giải đáp trong bài viết dưới đây!

Kho CFS là gì?

Như bạn đã biết, trong hình thức vận tải container, mỗi chuyến hàng chuẩn bị xuất nhập thường được đóng trong các container chuyên dụng. Thực tế là, có những lô hàng nhỏ, cần đóng chung với những lô hàng khác để tiết kiệm chi phí vận chuyển, đó gọi là hàng lẻ, hàng consol, hay hàng LCL (Less than Container Load).
Do có nhiều lô hàng của nhiều chủ hàng khác nhau cần được đóng vào 1 container, cần phải có 1 địa điểm tập kết các lô hàng đó. Nơi đó chính là trạm ghép container, hay CFS - đang được nhắc tới ở đây.
Công việc trong kho CFS là gộp hàng của nhiều chủ hàng trong cùng một container tại cảng xếp, và chia tách các lô hàng đó ra tại cảng dỡ. Kho CFS giữ vai trò là địa điểm chuyên dùng để gom, hoặc tách hàng.
Cách ghép hàng như vậy vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, vừa là biện pháp để vận chuyển hàng được hiệu quả hơn. Việc này cũng gần giống như quá trình gửi chành xe của Việt Nam vậy: nhiều lô hàng nhỏ đi chung xe.

Kho CFS lưu hàng hóa gì?

Tương tự như kho ngoại quan, hàng hóa lưu trữ trong kho CFS cũng khá đa dạng chủng loại. Về mặt quy định, CFS cũng không được phép lưu trữ các mặt hàng nhái, hàng giả, hàng cấm, hàng có tính chất nguy hại, phải đáp ứng đúng pháp luật Việt Nam.
Khoản 3 Điều 61 quy định, những mặt hàng lưu trữ trong kho CFS thường sẽ rơi vào các trường hợp như:

• Hàng nhập khẩu chưa được làm thủ tục hải quan.
• Hàng xuất khẩu đã hoàn tất thủ tục hải quan hoặc đã đăng ký xong tờ khai hải quan, được đưa vào kho CFS để tiến hành kiểm tra thực tế.

Thời hạn lưu trữ hàng trong kho CFS

Theo quy định, thời hạn tối đa để lưu trữ và xử lý hàng trong điểm thu gom hàng lẻ là 90 ngày tính từ lúc đưa vào. Tuy nhiên, nếu có lý do chính đáng và được chấp thuận từ Chi cục trưởng Chi cục Hải quan đang quản lý kho CFS thì sẽ được gia hạn 1 lần nhưng không quá 90 ngày.
Trường hợp quá thời hạn lưu trữ hàng trong kho CFS nêu trên mà không có người nhận hoặc chịu trách nhiệm xử lý, thì cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông báo công khai. Trong 60 ngày kể từ lúc phát đi thông báo, chủ hàng đến nhận vẫn có thể tiến hành thủ tục hải quan nhưng sẽ bị xử phạt theo quy định. Hoặc hàng sẽ bị thanh lý theo khoản 6 điều 58 Luật Hải quan.

Các hoạt động trong kho CFS

Trong kho CFS được thực hiện các hoạt động như sau:

• Đóng gói, sắp xếp, hoặc đóng gói lại và sắp xếp lại các hàng hóa chờ xuất khẩu
• Chia tách, đóng ghép hàng vào container đối với hàng quá cảnh hoặc hàng trung chuyển. Các hàng này sẽ được chia tách, đóng ghép với nhau hoặc ghép chung với hàng Việt Nam để xuất khẩu đi
• Chia tách các hàng nhập khẩu để chờ làm thủ tục nhập khẩu hàng vào thị trường Việt Nam.
• Đóng ghép container các mặt hàng xuất khẩu để chuẩn bị xuất khẩu sang nước thứ ba với các lô hàng xuất khẩu khác để xuất sang nước thứ ba.
• Thay đổi quyền sở hữu hàng hóa trong kho

Quy trình khai thác hàng tại kho CFS

Ta có thể tóm tắt ngắn gọn quy trình khai thác hàng tại kho CFS như sau:

• Người gom hàng (consolidator) tiếp nhận các lô hàng từ nhiều chủ hàng khác nhau
• Phân loại, sắp xếp, tập hợp hàng, làm thủ tục hải quan rồi đóng vào container tại kho CFS
• Chuyển các container đến cảng đích bằng tuyến đường phù hợp
• Tại nơi đến, đại lý của người gom hàng sẽ tiếp nhận các container này, làm thủ tục, dỡ hàng vào giao hàng cho người nhận.

Dưới đây là mô tả chi tiết về quy trình làm hàng tại kho CFS (áp dụng đối với hình thức vận chuyển bằng tàu biển), các loại kho CFS bao gồm việc quản lý hàng xuất và hàng nhập, cụ thể:

Quy trình làm hàng tại kho CFS đối với hàng nhập

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ

Bộ chứng từ sẽ bao gồm:

• Giấy ủy quyền của chủ hàng hoặc người thuê kho cho CFS (2 bản)
• Master bill of lading (1 bản)
• Manifest (1 bộ)

Bước 2: Làm thủ tục Hải Quan để khai thác hàng nhập CFS

• Đơn vị CFS cập nhật thời gian tàu cập cảng từ các hãng tàu 
• Thông thường trong vòng 1 ngày, với điều kiện hồ sơ đầy đủ và đúng thủ tục, CFS sẽ lấy container từ cảng về kho để khai thác hàng
• Đồng thời, đơn vị CFS phải đăng ký thời gian khai thác hàng với cơ quan, thông báo cho bên kho về thời gian khai thác hàng, mời cơ quan giám định cũng như kết hợp với các bên liên quan để đảm bảo có thể khai thác hàng nhanh nhất khi hàng được đưa về kho CFS

Bước 3: Giao hàng từ cảng về kho

• Trước khi lấy hàng ra khỏi cảng, đơn vị CFS phải kiểm tra thật kỹ số container hàng như số container, số chì, tình trạng container. Nếu bị phát hiện sai số hoặc có dấu hiệu bất thường như container bị móp, thủng, rò rỉ nước hoặc bị tác động, tổn thất hàng… sẽ cần báo cáo ngay cho bên thuê kho và yêu cầu cảng cung cấp các chứng từ liên quan giữa cảng và hãng tàu. Đồng thời chuyển các thông tin này ngay cho bên thuê kho.
• Bên CFS chỉ nhận container có sai số hoặc hư hỏng kỹ thuật nêu trên nếu có yêu cầu bằng văn bản từ phía thuê kho, biên bản hàng vỡ của cảng và được đặt dưới sự giám sát của hải quan kho cũng như cơ quan giám định.

Bước 4: Đưa hàng vào kho CFS

Bên CFS cần sắp xếp thời gian hợp lý, đảm bảo sự có mặt của Hải quan kho, đơn vị giám định và đại diện bên thuê kho trong quá trình bàn giao chứng từ và phá chì khai thác hàng.

• Trước khi phá chì container, các bên phải kiểm tra lại số container, số chì và tình trạng của container hàng.
• Nếu phát hiện hàng không nguyên đai nguyên kiện hoặc hàng bị tổn thất khi khai thác hàng, đơn vị CFS phải dừng việc khai thác ngay, báo bên thuê kho và chụp hình lại. Lúc này, các bên tiến hành thống nhất phương pháp xác định tổn thất, bảo quản, xác định tình trạng hàng để lập biên bản và lên chứng thư giám định.

Đơn vị CFS sẽ thực hiện xuất nhập hàng theo yêu cầu của bên thuê kho theo các nguyên tắc giao nhận hàng xuất nhập khẩu ra vào kho CFS và các quy định của Pháp luật hiện hành.

• Phí lưu kho CFS là bao nhiêu phụ thuộc vào thỏa thuận nêu trong hợp đồng thuê kho CFS của chủ hàng (hoặc đơn vị thuê kho) với chủ kho CFS.
• Quá trình quản lý xuất nhập hàng tại kho CFS phải được đặt dưới sự giám sát của CFS và Hải quan kho bãi dựa theo các quy chế quản lý hàng hoá xuất nhập khẩu chung chờ hoàn thành thủ tục hải quan.

Quy trình làm hàng tại kho CFS đối với hàng xuất

Bước 1: Xác định booking

Các thông tin cần xác định đối với các lô hàng nhập vào kho CFS:

• Tên chủ hàng
• Thông tin người giao dịch trực tiếp
• Loại hàng
• Tổng số lượng kiện hàng
• Số liệu từng mặt hàng và đơn đặt hàng
• Địa điểm cảng dỡ hàng và nơi giao hàng
• Chủ vỏ
• Thông tin chuyến tàu (Tên tàu Feeder/số chuyến)
• Thời gian bắt đầu xếp hàng
• Closing time (thời gian tàu cắt máng)
• Thời gian tàu chạy

Bước 2: Liên lạc với chủ hàng xác định thời gian hàng về kho 

Bước 3: Giao hàng

Trong thỏa thuận thuê kho sẽ có thời gian cắt hàng. Chủ hàng bắt buộc phải giao hàng đến kho CFS trước thời gian này. Đơn vị kho CFS sẽ tiến hành kiểm tra hàng cẩn thận trước khi nhận hàng.

Lưu ý: Nếu kiện hàng thiếu mã số, mã hiệu (so với booking), hàng bị hư, thủng, xước, không được dán băng dính hoặc có dấu hiệu bất thường, cần chụp hình lại hiện trạng, gửi thông báo ngay cho bên kho. Nếu có sự đồng ý của họ mới tiến hành nhập kho.

Trường hợp giao hàng sau 5 giờ chiều thứ 7 hoặc giao tờ khai Hải quan muộn, đơn vị thuê kho cần có “Yêu cầu nhận hàng muộn” gửi tới CFS thông báo:

• Khi nhận hàng, CFS sẽ sắp xếp và phân loại hàng theo hướng dẫn của bên thuê như dựa vào mác hàng, kiểu hàng, kích cỡ, màu sắc…
• Đơn vị CFS sẽ lập chứng từ giao nhận cho bên giao hàng. Chứng từ này phải có chữ ký của đại diện CFS và đại diện bên giao hàng. 
• Để CFS có thể giám sát và quản lý hàng tại kho, chủ hàng cần nộp packing list, xác nhận booking, hồ sơ hải quan và giấy ủy quyền (nếu có).
• Trường hợp vì một số lý do mà các kiện hàng dự tính đóng cùng container lại bị hoãn một phần, thì đơn vị CFS cần trao đổi lại với chủ hàng để thống nhất tiếp tục đóng hàng gửi trước hay hoãn tất cả.

Bước 4: Đóng hàng

Ngoài thông tin hướng dẫn, bên thuê kho cần cử đại diện am hiểu về hàng hóa xuống kho CFS trước một vài ngày để hướng dẫn nhân công đóng hàng, bảo quản hàng đúng cách. Đơn vị CFS phải luôn đảm bảo số lượng xe, nhân sự để phục vụ đóng hàng, chuyển hàng đúng tiến độ xuất tàu.

Bước 5: Chuẩn bị vỏ container đóng hàng

Đầu tiên, chủ hàng hoặc bên thuê kho phải chắc chắn hãng tàu sắp xếp được vỏ container để đóng hàng. Đơn vị CFS sẽ nhận thông tin về hãng tàu và CY (Container Yard – Bãi container).

CFS sẽ làm việc trực tiếp với hãng tàu. Kiểm tra để chắc chắn rằng vỏ container có sẵn và ở trạng thái tốt sẵn sàng đóng hàng.

Ngoài ra, bên thuê kho cũng có thể gửi yêu cầu kho CFS chuyển container từ bãi khác về, thể hiện bằng văn bản có các thông tin như: Số lượng, loại, kích cỡ container, chủ vỏ, địa điểm nâng hạ. Chi phí vận chuyển do bên thuê kho chi trả.

Bước 6: Hải quan kiểm hóa

Chủ hàng sau khi hoàn tất các thủ tục giấy tờ Hải quan kiểm hóa và sẽ giao hồ sơ này cho CFS khi giao hàng đúng theo thời gian quy định. Trường hợp không giao hồ sơ kiểm hóa đúng hạn, việc tổ chức kiểm hóa đóng ghép công sẽ không thể tiến hành. CFS sẽ thông báo từ chối để bên thuê kho thuê tàu khác.

Khi đã có đầy đủ hồ sơ, CFS sẽ thực hiện kiểm hóa cho việc đóng ghép hàng xuất. Sau đó, CFS sẽ bàn giao tờ khai HQ cho hãng tàu feeder khi thủ tục kiểm hóa.

Bước 7: Giám sát

Vai trò của điểm thu gom hàng lẻ là phải giám sát được toàn bộ quá trình từ khâu nhận, lưu trữ, đóng hàng vào container và xuất đi theo tàu dựa trên các yêu cầu của người thuê kho.

Về nhân sự, nên bố trí ít nhất 1 người giữ vai trò nhận hàng vào kho, còn việc giám sát việc đóng hàng từ kho vào container cần ít nhất 2 người tại cửa kho và cửa container.

Trên đây là những thông tin giúp mọi người hiểu rõ hơn về kho CFS là gì, vai trò và hoạt động như thế nào. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho các bạn.