Tờ khai vận chuyển độc lập: Hướng dẫn chi tiết và quy trình thực hiện

Tờ khai vận chuyển độc lập — nghe thì hơi lạ tai với nhiều người mới làm quen với nghiệp vụ xuất nhập khẩu, phải vậy không?

Nhưng thực ra đây lại là loại tờ khai rất quan trọng trong một số trường hợp đặc thù khi vận chuyển hàng hóa qua khu vực cửa khẩu hoặc cảng trung chuyển. Điều đặc biệt là hàng không được khai báo hải quan ngay tại cửa khẩu nhập đầu tiên mà được chuyển về địa điểm khác để làm thủ tục hải quan. Khi đó, bạn sẽ “phải làm quen” với khái niệm này.

Nếu bạn là chủ hàng, nhân viên hãng tàu, hoặc là người mới và đang bắt đầu tìm hiểu về thủ tục hải quan, thì bài viết này rất đáng để tham khảo. Tôi sẽ lần lượt chia sẻ với bạn tờ khai vận chuyển độc lập là gì, ai cần phải làm, trong trường hợp nào, và cách tiến hành cụ thể ra sao, sao cho dễ hiểu – dễ làm.

Tờ khai vận chuyển độc lập là gì?

Để mở đầu, ta hãy làm rõ khái niệm này trước đã. Sau cho rõ ràng thì các phần sau bạn mới dễ hình dung hơn.

Tờ khai này KHÔNG dùng để thông quan hàng hóa, mà chỉ là để khai báo cho việc vận chuyển nội địa trước khi làm thủ tục xuất nhập khẩu chính thức.

Thực chất, đây là một công cụ giúp nhà nhập khẩu đưa hàng hóa từ điểm nhập đầu tiên tới địa điểm khai báo hải quan mong muốn — trong những trường hợp được pháp luật cho phép. Việc này giúp nhà nhập khẩu chủ động hơn trong việc làm thủ tục hải quan tại những địa điểm quen thuộc hơn, có nhân sự, hoặc mang lại lợi thế về thủ tục/nộp thuế/kho bãi.

Theo Điều 50.1 trong Thông tư 39/2018/TT-BTC, hàng hóa cần khai báo vận chuyển độc lập thường là nhóm hàng:

1. Hàng quá cảnh: mượn đường qua lãnh thổ Việt Nam để đi sang nước khác
2. Hàng trung chuyển: chuyển phương tiện vận tải tại cảng trung chuyển
3. Hàng chuyển cửa khẩu: chuyển từ cửa khẩu này đến và làm thủ tục tại cửa khẩu khác.

Tôi nêu ví dụ để bạn dễ hình dung:

Một doanh nghiệp nhập hàng container từ Đức, tàu về đến cảng Cái Mép (Bà Rịa - Vũng Tàu). Tuy nhiên, doanh nghiệp không làm thủ tục tại đó mà muốn chuyển nguyên container về cảng ICD Tân Cảng Long Bình (Đồng Nai) để làm thủ tục nhập khẩu. Khi đó, họ cần làm tờ khai vận chuyển độc lập để đưa hàng từ Cái Mép về Long Bình, và sau đó mới mở tờ khai nhập khẩu chính thức.

Khác với luồng Xanh, Vàng hay Đỏ của tờ khai chính, tờ khai vận chuyển độc lập không phân luồng, mà chỉ được hải quan xác nhận (niêm phong trong một số trường hợp), và hàng hóa vẫn đang nằm trong sự “kiểm soát đặc biệt” của cơ quan hải quan.

Nhiều người nhầm lẫn giữa tờ khai vận chuyển độc lập và tờ khai hải quan nhập khẩu thông thường. Nhưng điểm mấu chốt ở đây là:

• Tờ khai vận chuyển độc lập dùng để vận chuyển hàng về địa điểm làm thủ tục nhập khẩu.
• Tờ khai hải quan nhập khẩu là tài liệu chủ hàng chính thức khai báo để làm thủ tục thông quan cho lô hàng.

Ngoài ra, để thực hiện được tờ khai vận chuyển độc lập, địa điểm đích (nơi bạn khai báo sau này) phải nằm trong danh sách được phép nhận hàng vận chuyển độc lập, và doanh nghiệp hoặc đơn vị vận chuyển phải có đủ điều kiện, phần mềm, và chứng thư số để lập tờ khai trên hệ thống VNACCS.

Một vài lưu ý cá nhân từ kinh nghiệm của tôi khi hướng dẫn khách hàng thực hiện tờ khai này:

• Nếu đơn vị dịch vụ logistics không cảnh báo kỹ, bạn có thể hiểu lầm tờ khai này là tờ khai nhập, dẫn đến chậm trễ việc nộp thuế hoặc xử lý chứng từ.
• Những lô hàng dễ hư hại, hàng đông lạnh, hoặc hàng gấp – hãy lường trước thời gian làm thủ tục với loại tờ khai này, vì ở một vài chi cục, việc đóng dấu xuất, niêm phong container vẫn mất thêm thời gian.

Khi đã hiểu được bản chất tờ khai vận chuyển độc lập là gì, phần tiếp theo tôi sẽ trình bày xem ai cần và trong trường hợp nào phải khai báo loại tờ khai “đặc biệt nhưng cần thiết” này.

Đối tượng và trường hợp cần khai báo tờ khai vận chuyển độc lập

Sau khi hiểu sơ bộ về tờ khai vận chuyển độc lập là gì, thì một câu hỏi tiếp theo rất dễ gặp là: "Khi nào thì phải khai tờ khai này? Và ai là người khai?" — Nếu bạn đang băn khoăn như vậy, thì phần này sẽ giúp bạn sáng tỏ.

Tờ khai vận chuyển độc lập là loại tờ khai hải quan dùng để khai báo việc vận chuyển hàng hóa từ khu vực này sang khu vực khác dưới sự giám sát hải quan, nhưng không gắn với tờ khai nhập khẩu hoặc xuất khẩu chính thức tại thời điểm vận chuyển.

Hiểu đơn giản, đây là một loại “tờ khai trung gian” – hàng chưa thông quan nhưng cần được luân chuyển nội địa hay giữa các khu vực hải quan đặc thù để tiếp tục thủ tục.

Những ai cần lập tờ khai vận chuyển độc lập?

Không phải ai nhập hàng cũng phải lập loại tờ khai này. Trên thực tế, nó chỉ áp dụng cho một số nhóm đối tượng và tình huống đặc thù:

• Doanh nghiệp chuyển phát nhanh / bưu chính: Khai báo cho hàng hóa nhập khẩu chuyển phát nhanh và hàng bưu chính vận chuyển từ cửa khẩu nhập đến địa điểm tập kết, kiểm tra, giám sát tập trung
• Doanh nghiệp nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa qua nhiều cửa khẩu: Ví dụ hàng về cảng Hải Phòng nhưng làm thủ tục thông quan chính thức tại ICD Mỹ Đình (Hà Nội). Vậy muốn chuyển hàng từ cảng đến ICD để làm thủ tục thì phải lập tờ khai vận chuyển độc lập.
• Công ty logistics, đại lý làm thủ tục hải quan: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp không trực tiếp làm thủ tục mà ủy thác cho đơn vị làm dịch vụ. Đơn vị này sẽ đại diện đứng tên khai tờ khai vận chuyển độc lập để luân chuyển hàng hóa giữa các điểm nằm trong chuỗi logistics (như cảng biển – cảng cạn, ICD – khu gia công…).
• Doanh nghiệp làm hàng gia công, sản xuất xuất khẩu: Có khi bạn nhận nguyên vật liệu về một nơi, rồi mới vận chuyển đến nhà máy khác để gia công. Vì là hàng miễn thuế nhưng chưa được thông quan chính thức, nên cần giám sát hải quan trong quá trình di chuyển — khi đó tờ khai vận chuyển độc lập là bắt buộc.

Vậy khi nào cần khai báo?

Có 3 trường hợp phổ biến mà bạn sẽ gặp phải và cần lập tờ khai vận chuyển độc lập:

• Chuyển hàng về địa điểm kiểm tra tập trung (kiểm hóa tại kho riêng): Hàng đổ tại cảng nhưng bạn có kho riêng và đã đăng ký kiểm tra tại đó. Trước khi hàng được thông quan cuối cùng, bạn cần khai tờ khai vận chuyển để đưa hàng về kho.
• Chuyển hàng từ cửa khẩu nhập về kho ngoại quan, ICD: Nếu bạn chọn làm thủ tục ở địa điểm thông quan nội địa (cảng cạn) thì phải có tờ khai vận chuyển độc lập đi kèm.
• Vận đơn chia nhỏ - chia hàng lô sau nhập khẩu: Trường hợp hàng về theo container lớn, rồi tách cho nhiều đơn vị nhận khác nhau, mỗi bên sẽ làm tờ khai nhập riêng. Khi ấy, để vận chuyển phần hàng của một bên đi, cũng phải khai tờ khai vận chuyển độc lập trước đã.

Bạn có thể hình dung, tờ khai vận chuyển độc lập như một “giấy thông hành” được cơ quan hải quan cấp phép cho hàng hóa được di chuyển trong nước mà chưa hoàn tất thủ tục nhập. Mục tiêu là vẫn kiểm soát được dòng di chuyển, bảo vệ chính sách thuế và quản lý chặt chẽ hàng chưa thông quan.

Nắm rõ về đối tượng và trường hợp phải lập giúp bạn tránh bị vướng mắc thủ tục, hoặc thậm chí bị xử phạt nếu vận chuyển sai quy định. Phần tới, tôi sẽ chia sẻ về quy trình và hồ sơ cụ thể để làm tờ khai này. Bạn sẽ thấy nó không quá phức tạp, chỉ cần hiểu và làm đúng.

Quy trình và hồ sơ thực hiện tờ khai vận chuyển độc lập

Sau khi bạn đã nắm được định nghĩa và biết khi nào cần khai tờ khai vận chuyển độc lập, bước tiếp theo – và cũng là quan trọng nhất – chính là thực hiện thủ tục khai báo. Có một điều tôi muốn nhấn mạnh: nghe thì có vẻ hơi “cồng kềnh”, nhưng nếu bạn hiểu bản chất và biết trước mình cần chuẩn bị những gì thì việc thực hiện tờ khai vận chuyển độc lập thực ra cũng… không đến mức quá phức tạp.

Dưới đây là các bước cơ bản để làm tờ khai vận chuyển độc lập, cùng các loại hồ sơ bạn cần chuẩn bị. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết trong Công văn 10169/BTC-TCHQ năm 2015 của Tổng cục hải quan.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Trước tiên, bạn cần có một bộ chứng từ hợp lệ để làm tờ khai. Trong thực tế, bộ hồ sơ cần chuẩn bị sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể – hàng nhập hay xuất, hàng di chuyển nội địa hay chuyển cửa khẩu… Tuy nhiên, thường thì sẽ bao gồm:

• Tờ khai vận chuyển độc lập (khai báo bằng phần mềm)
• Vận đơn (Bill of lading) trừ trường hợp hàng hóa vận chuyển qua biên giới đường bộ không có vận tải đơn.
• Giấy phép quá cảnh (nếu là hàng quá cảnh yêu cầu giấy phép)

Bước 2: Lập tờ khai vận chuyển

Tờ khai này thường thực hiện qua hệ thống VNACCS/VCIS. Bạn có thể tự khai (nếu có phần mềm hoặc đã đăng ký tham gia hệ thống) hoặc nhờ công ty dịch vụ logistics khai giúp.

Trên menu chính, chọn "Tờ khai hải quan" => "Đăng ký tờ khai vận chuyển (OLA)".

Khi khai, hệ thống yêu cầu nhập các trường dữ liệu như:

• Cờ báo nhập / xuất khẩu: hàng nhập chọn "I", hàng xuất chọn "E", trường hợp khác chọn "C".
• Mã số thuế nhà vận chuyển: nhập mã số thuế
• Mã phương tiện vận chuyển: chọn mã tương ứng với hình thức vận chuyển thực tế
• Tuyến đường vận chuyển
• V.v...

Có một mẹo nhỏ là bạn nên chuẩn bị sẵn file word excel ghi trước các thông tin thường dùng – như tuyến đường vận chuyển quen thuộc, thông tin hàng hóa… để khi khai, chỉ cần Copy / Paste cho nhanh và tránh sai sót.

Bước 3: Nộp và xử lý tờ khai

Sau khi hoàn thành, bạn truyền tờ khai lên hệ thống. Hệ thống sẽ thông báo kết quả:

• Nếu hợp lệ → cấp số tờ khai và mã vạch → có thể in mã vạch để tài xế đem theo khi vận chuyển.
• Nếu chưa hợp lệ → hệ thống báo lỗi, cần sửa lại và truyền lại.

Thông thường, nếu bạn dùng phần mềm khai thuê, bên dịch vụ khai hải quan sẽ xử lý giúp toàn bộ. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phối hợp cung cấp đúng – đủ thông tin và kiểm tra kỹ trước khi truyền. Vì nếu thông tin vận chuyển không khớp, rất dễ bị cán bộ hải quan "hỏi lại", nhất là ở các điểm kiểm tra trên tuyến đường.

Còn một lưu ý nhỏ: một số chi cục yêu cầu phải in tờ khai vận chuyển độc lập ra giấy, có chữ ký và đóng dấu để nộp kèm lúc hàng đi qua cửa ra vào cảng/kho. Do đó, bạn nên xác minh trước với bên vận chuyển hoặc chính chi cục hải quan nơi làm thủ tục để tránh cập rập.

Khi bạn đã có đủ hồ sơ và truyền thành công tờ khai, gần như phần còn lại là phối hợp giám sát và theo dõi hành trình hàng đi. Trong phần này, nếu có bất cứ trục trặc gì khi vận chuyển như xe bị giữ lại, va chạm khi đi đường… bạn cần thông báo sớm cho bên xử lý thông quan để kịp hỗ trợ.

Từ quy trình trên, bạn có thể thấy: điều quan trọng nhất không phải ở việc “khai có đúng không?”, mà ở chỗ “chuẩn bị có kỹ không?”. Và nếu bạn là người mới, đừng ngại hỏi kỹ từng bước hoặc làm việc với công ty logistics có trách nhiệm – đừng để những lô hàng đầu tiên trở thành trải nghiệm khó chịu không đáng có.

Lời kết

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ tờ khai vận chuyển độc lập là gì, cũng như vai trò của nó trong quá trình quản lý, kiểm soát hàng hóa di chuyển trong lãnh thổ Việt Nam. Đây là loại tờ khai đặc thù, áp dụng trong những trường hợp hàng hóa cần vận chuyển mà chưa hoàn tất thủ tục hải quan, hoặc di chuyển giữa các địa điểm được phép theo quy định.

Nếu bạn là doanh nghiệp xuất nhập khẩu, hay dịch vụ logistics đang cần thực hiện thủ tục này, hãy đặc biệt chú ý đến những trường hợp áp dụng, chuẩn bị đúng các loại hồ sơ cần thiết và tuân thủ đúng quy trình. Việc nắm chắc quy trình và thực hiện chính xác tờ khai vận chuyển độc lập sẽ giúp bạn tránh rủi ro, tiết kiệm thời gian xử lý và đảm bảo hoạt động thông suốt.