Hàng chuyển cửa khẩu là gì và quy trình xử lý hàng hóa ra sao?

Hàng chuyển cửa khẩu là gì? Đây là câu hỏi mà nhiều chủ hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp mới bước chân vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, vẫn còn đang băn khoăn.

Liệu “chuyển cửa khẩu” có giống như "quá cảnh"? Tại sao hàng hóa không đưa thẳng về nội địa mà lại vòng vèo qua một cửa khẩu khác? Và đâu là những lưu ý quan trọng khi vận chuyển theo hình thức này?

Nếu bạn cũng đang cảm thấy mơ hồ, bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ các khái niệm và quy trình liên quan đến hàng chuyển cửa khẩu – từ góc nhìn dành cho người mới bắt đầu nhưng vẫn đi sâu vào thực tế nghiệp vụ.

Trong phần đầu tiên dưới đây, tôi sẽ giải thích rõ ràng và dễ hiểu về khái niệm hàng chuyển cửa khẩu. Bạn cùng theo dõi nhé.

1. Khái niệm hàng chuyển cửa khẩu

Khi tôi còn làm việc tại một công ty logistics khá mạnh trên tuyến Trung Quốc - Việt Nam, khách hàng hỏi tôi câu này thường xuyên đến mức… gần như thuộc lòng câu trả lời: “Hàng chuyển cửa khẩu là gì vậy em?”

Trên thực tế, đây là một khái niệm tưởng dễ mà không dễ chút nào, bởi từ "cửa khẩu" đã khiến nhiều người liên tưởng đến hàng quá cảnh. Nhưng thực chất, hai loại hàng này khác nhau ở bản chất và mục đích vận chuyển.

Ví dụ một công ty tại Hà Nội nhập linh kiện từ Nhật Bản, hàng cập Cảng Cát Lái (TP.HCM) nhưng doanh nghiệp muốn làm thủ tục hải quan tại Hà Nội (cửa khẩu ICD Mỹ Đình) để tiện quản lý. Khi đó, họ sẽ làm đơn xin chuyển cửa khẩu từ Cát Lái ra Hà Nội.

Lưu ý nhé: trong trường hợp này, hàng vẫn được nhập khẩu vào Việt Nam qua cửa khẩu quốc tế Cát Lái, nhưng chưa được thông quan tại đó. Hải quan tại Cát Lái chỉ đóng vai trò ghi nhận, niêm phong container và giám sát việc đưa hàng ra ngoài để vận chuyển tiếp.

Vậy lý do nào khiến doanh nghiệp chọn hình thức chuyển cửa khẩu?

Dưới đây là một vài tình huống thực tế mà tôi từng gặp:

• Doanh nghiệp ở xa cửa khẩu quốc tế, muốn làm thủ tục gần trụ sở để dễ xử lý chứng từ, thanh toán thuế, kiểm tra hàng hóa. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần mở container kiểm hàng cùng nhà cung cấp.
• Cửa khẩu đầu tiên quá tải, chậm xử lý. Có một lần, tôi làm lô nhập linh kiện điện tử từ Hàn Quốc về Hải Phòng trong mùa cao điểm. Vì bãi quá đông, khách quyết định xin chuyển cửa khẩu về ICD Long Biên để thông quan nhanh hơn.
• Chi phí lưu kho bãi tại cửa khẩu quốc tế quá cao. Một số ICD nội địa có chi phí thấp hơn và điều kiện lưu giữ hàng hóa phù hợp hơn.

Tuy nhiên, muốn chuyển cửa khẩu, chủ hàng không phải muốn là được ngay. Việc này cần làm đúng thủ tục, xin phép Hải quan và được chấp thuận bằng văn bản. Đồng thời, trong quá trình vận chuyển, container phải được niêm phong hải quan và giám sát nghiêm ngặt để tránh gian lận thương mại.

Chốt lại, hàng chuyển cửa khẩu là một hình thức vận chuyển hợp pháp, hợp lệ, được pháp luật Việt Nam cho phép áp dụng trong những trường hợp cụ thể, với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa.

Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình vận chuyển hàng hóa chuyển cửa khẩu – để nếu bạn cần áp dụng hình thức này, sẽ biết cách phối hợp và chuẩn bị chứng từ từ đầu, tránh rơi vào thế bị động.

Quy trình vận chuyển hàng hóa chuyển cửa khẩu

Hàng chuyển cửa khẩu tại ICD Mỹ Đình HN

Sau khi đã hiểu hàng chuyển cửa khẩu là gì, vậy câu hỏi tiếp theo thường gặp sẽ là: “Hàng chuyển cửa khẩu thì quy trình vận chuyển cụ thể ra sao? Có giống với hàng nhập khẩu bình thường không?”

Tôi sẽ chia sẻ quy trình chi tiết ở phần dưới đây – đúng theo những gì công ty tôi đã từng thực hiện cho khách hàng, từ hàng cồng kềnh cho đến hàng giá trị cao. Nhìn chung, hàng chuyển cửa khẩu có những điểm đặc thù riêng. Chủ hàng, nhất là những ai mới “chân ướt chân ráo” bước vào lĩnh vực logistics, nên nắm được để phối hợp hiệu quả hơn với đơn vị vận chuyển hay khai thuê hải quan.

Bắt đầu thôi...

Bước 1: Khai báo và đăng ký chuyển cửa khẩu

Trước tiên, doanh nghiệp (thường là nhà nhập khẩu hoặc đơn vị ủy quyền) sẽ nộp hồ sơ xin chuyển cửa khẩu với chi cục hải quan tại cửa khẩu nhập đầu tiên (ví dụ: cửa khẩu Hữu Nghị, Lào Cai…). Hồ sơ gồm:

• Đơn xin chuyển cửa khẩu (theo mẫu quy định)
• Vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển
• Hợp đồng thương mại, hóa đơn, packing list (nếu có)
• Cam kết về việc chịu trách nhiệm vận chuyển nguyên trạng

Khi hồ sơ được phê duyệt, Chi cục hải quan sẽ cấp Giấy chấp nhận chuyển cửa khẩu – đây là “tấm vé thông hành” cho lô hàng được phép rời khỏi cửa khẩu đầu tiên.

Bước 2: Niêm phong kẹp chì và bàn giao cho đơn vị vận tải

Trước khi được vận chuyển, container hoặc kiện hàng sẽ được hải quan niêm phong bằng kẹp chì hải quan. Đây là bước rất quan trọng, bởi kẹp chì nguyên trạng chính là yếu tố để chứng minh hàng hóa không bị can thiệp trong suốt quá trình vận chuyển.

Đơn vị vận tải sẽ nhận hàng và đi kèm chứng từ: Giấy chấp nhận chuyển cửa khẩu, vận đơn nội địa, và phiếu giao nhận hàng hóa. Lái xe hoặc chủ phương tiện cần mang đầy đủ hồ sơ, bởi hải quan tại trạm kiểm soát nội địa (ICD hoặc cảng đích) sẽ kiểm tra chúng.

Đây cũng là khâu dễ gặp trục trặc nếu không cẩn thận – tôi từng gặp trường hợp xe bị chậm trễ do thiếu dấu mộc đỏ trên Giấy chuyển cửa khẩu. Hậu quả là hàng phải nằm bãi thêm một ngày, phát sinh đủ thứ chi phí (lưu bãi, lưu xe…).

Bước 3: Làm thủ tục nhập khẩu tại cửa khẩu đích

Sau khi hàng đến cửa khẩu đích (ví dụ: cảng Hải Phòng hoặc ICD Mỹ Đình), chủ hàng bắt đầu làm thủ tục nhập khẩu như thông thường. Tuy nhiên, điểm khác biệt là cán bộ hải quan sẽ kiểm tra trạng thái của kẹp chì (vẫn nguyên vẹn không?). Nếu có nghi ngờ, họ có thể yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.

Trường hợp mọi thứ suôn sẻ, chủ hàng nộp thuế, thông quan, và được đưa hàng về kho.

Như vậy, quy trình vận chuyển hàng chuyển cửa khẩu nhìn chung không quá phức tạp, nhưng cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên: chủ hàng, hải quan, đơn vị vận tải, và nếu có – cả công ty dịch vụ vận chuyển/logistics. Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng xem hàng chuyển cửa khẩu khác gì so với hàng quá cảnh – nghe thì giống, nhưng thực ra khác nhau kha khá đấy.

Quy định về hàng chuyển cửa khẩu

• Luật Hải quan 2014: Điều 4 (giải thích khái niệm), Điều 65 (Tuyến đường, thời gian vận chuyển)
• Thông tư 39/2018/TT-BTC: Khoản 28 Điều 1 (hàng hóa vận chuyển chịu sự giám sát hải quan)
  

Sự khác biệt giữa hàng chuyển cửa khẩu và hàng quá cảnh

Sau khi đã đi qua khái niệm và quy trình vận chuyển, bây giờ chúng ta dễ bị rối khi đứng giữa hai khái niệm nghe có vẻ hao hao nhau: hàng chuyển cửa khẩu và hàng quá cảnh. Nếu bạn lần đầu tiếp xúc với xuất nhập khẩu, thì cứ “chuyển – quá – cửa khẩu” là lẫn hết cả lên. Nhưng đừng lo, tôi sẽ giúp bạn phân biệt một cách dễ hiểu, có ví dụ minh họa luôn.

• Hàng chuyển cửa khẩu (Border Gate Changing Cargo): Là hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam qua một cửa khẩu nhưng sẽ được vận chuyển tiếp tới một cửa khẩu khác trong nội địa để làm thủ tục hải quan, sau đó mới được thông quan nhập khẩu vào Việt Nam.
• Hàng quá cảnh (Transit Cargo): Là hàng hóa của một quốc gia thứ ba (vd: Trung Quốc) đi qua lãnh thổ Việt Nam để đến đích là một quốc gia khác (vd: Lào), mà không tiêu thụ hay làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam.

Nghe có vẻ giống nhau ở điểm “di chuyển qua nhiều cửa khẩu”? Ừ đúng là vậy. Nhưng khác biệt nằm ở mục đích và hình thức xử lý hải quan. Cứ nhớ mấy yếu tố sau là bạn khác biệt được ngay:

1. Chủ sở hữu hàng hóa và quốc tịch hàng

• Hàng chuyển cửa khẩu: Chủ hàng là doanh nghiệp Việt Nam. Hàng sẽ đưa vào thị trường Việt Nam, dự kiến bán, sản xuất hay tiêu dùng tại đây.
• Hàng quá cảnh: Chủ hàng thường không phải doanh nghiệp Việt Nam. Hàng chỉ tạm đi “nhờ” lãnh thổ Việt Nam để đến nơi khác chứ không nhập vào Việt Nam.

Tôi từng gặp một lô hàng do doanh nghiệp Lào gửi đi Thái Lan bằng đường bộ, quá cảnh qua cửa khẩu Lao Bảo (Quảng Trị). Không cần làm thủ tục tại Việt Nam, chỉ cần giấy phép quá cảnh, theo đúng hiệp định vận tải ASEAN. Đó chính xác là hàng quá cảnh.

Còn nếu doanh nghiệp Việt nhập khẩu hàng từ Trung Quốc, nhưng hàng về đến cửa khẩu Lạng Sơn lại muốn đưa về Chi cục Hải quan ICD Mỹ Đình (Hà Nội) để làm nốt thủ tục và lấy hàng thì đó là chuyển cửa khẩu.

2. Mức độ kiểm soát hải quan

• Chuyển cửa khẩu: Hàng bắt buộc phải được niêm phong kẹp chì, quản lý chặt chẽ, vận chuyển nguyên container đến đúng cửa khẩu đích đã đăng ký để làm thủ tục thông quan.
• Quá cảnh: Tuy cũng có sự giám sát của hải quan, nhưng mục đích chỉ là để hàng không “lọt” vào tiêu dùng tại Việt Nam. Hải quan cũng kẹp chì mà không mở container, không làm hồ sơ nhập khẩu, thường chỉ yêu cầu giấy phép quá cảnh và lịch trình rõ ràng.

3. Nghĩa vụ thuế và thủ tục

• Hàng chuyển cửa khẩu: Cuối cùng vẫn phải làm tờ khai hải quan, nộp thuế khi hàng tới cửa khẩu đích.
• Hàng quá cảnh: Không phải nộp thuế. Chỉ cần giấy phép, hợp đồng vận chuyển quốc tế, và đi đúng tuyến được cấp phép.

Cứ hình dung thế này cho dễ:

Chuyển cửa khẩu là hàng đang chuẩn bị “vào nhà” (Việt Nam), nhưng đi vòng qua hẻm một chút cho thuận tiện.

Còn quá cảnh là hàng chỉ “đi nhờ qua hẻm”, không vào nhà, cũng không mua gì trong khu phố cả.

Tới đây, bạn đã đủ tự tin để phân biệt hai loại hàng này chưa? Phân biệt rõ sẽ giúp bạn chọn đúng hình thức vận chuyển, tránh sai sót trong khai báo và tối ưu được chi phí logistics.

>> Tìm hiểu thêm về hàng quá cảnh

Lời kết

Hy vọng sau bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về khái niệm hàng chuyển cửa khẩu cũng như nắm được quy trình vận chuyển loại hình này. Khi hiểu đúng và đủ, bạn sẽ có khả năng phối hợp hiệu quả hơn với các bên liên quan trong chuỗi logistics, từ đó tránh được những rắc rối không đáng có trong quá trình thông quan, giao nhận.

Ngoài ra, bài viết cũng giúp bạn phân biệt rõ hàng chuyển cửa khẩu và hàng quá cảnh – hai loại hình nghe giống nhau nhưng lại khác nhau về bản chất và quy trình xử lý. Nếu bạn vẫn còn phân vân Hàng chuyển cửa khẩu là gì và cách áp dụng trong lô hàng của chính mình, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm hoặc tham khảo ý kiến từ những người có kinh nghiệm thực tiễn nhé.