Đóng gói hàng hóa: Bí quyết giúp lô hàng an toàn, vận chuyển suôn sẻ

Đóng gói hàng hóa là một khâu tưởng đơn giản nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ khâu logistics. Việc đóng gói không chỉ để bảo vệ sản phẩm mà còn ảnh hưởng tới chi phí vận chuyển, khả năng xếp dỡ và thậm chí là thời gian... thông quan. Nhiều lô hàng bị từ chối hoặc hư hỏng do chủ hàng chưa thực sự nắm rõ quy trình đóng gói đúng chuẩn.

Nếu bạn là người mới trong xuất nhập khẩu, hay đang muốn cải thiện chất lượng vận chuyển của doanh nghiệp mình, thì bài viết này sẽ giúp bạn tiếp cận một cách dễ hiểu, dễ áp dụng. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu lần lượt từ quy trình đóng gói, vật liệu thường dùng, cho đến những lưu ý sống còn khi đóng gói hàng xuất khẩu.

Quy trình đóng gói hàng hóa đúng chuẩn và hiệu quả

Thực tế, quy trình đóng gói mỗi loại mặt hàng lại có điểm khác nhau. Tuy nhiên, tôi tạm chia sẻ một quy trình tổng quát mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường áp dụng. Đây cũng là quy trình mà bên tôi hay tư vấn cho khách hàng – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ mới vào nghề.

Một quy trình đóng gói hàng chuẩn thường gồm 5 bước sau đây:

1. Xác định loại hàng và tính chất vật lý

Bước này cực kỳ quan trọng. Bạn cần nắm rõ các yếu tố sau của sản phẩm:

• Kích thước, trọng lượng đơn vị
• Chất liệu (dễ vỡ, dễ cháy, dễ thấm nước…)
• Hình dạng (hàng rời, dạng lỏng, đóng thùng sẵn)
• Mức độ chịu áp lực, va đập

Từng yếu tố trên sẽ quyết định bạn nên dùng loại bao bì nào, lớp đệm ra sao, pallet (cao bản) gỗ hay nhựa, thùng thường hay thùng chống ẩm? Nếu bạn đóng hàng điện tử mà dùng thùng carton mỏng, không chèn xốp, chỉ cần rơi nhẹ là có thể hư hỏng cả lô.

2. Chọn vật liệu đóng gói phù hợp

Đây là phần tôi sẽ đi sâu hơn ở mục kế tiếp, nhưng ngay ở đây bạn cần lưu ý: tiết kiệm là tốt, nhưng "tiết kiệm sai chỗ" thì trả giá bằng cả đơn hàng. Có nhiều công ty mới làm XNK tôi từng tiếp xúc đã gặp rắc rối vì lựa chọn vật liệu quá sơ sài.

Ở bước này, bạn cần tính đến điều kiện trên tuyến đường vận chuyển: hàng rời đi tàu biển sẽ dễ bị ẩm, hàng air thường bị va đập mạnh, hàng đóng container thường phải xếp chồng nhiều lớp...

3. Đóng gói lớp bên trong

Lớp này thường là phần tiếp xúc trực tiếp với hàng hóa – túi nilon, giấy bọc, túi hơi PE, xốp foam, giấy carton tổ ong… Những vật liệu này giúp định hình sản phẩm, tránh xô lệch, hấp thụ lực khi có va chạm.

Tôi từng chứng kiến một lô ly sứ cao cấp đóng rất đẹp bên ngoài, nhưng bên trong thùng... bao gói rất sơ sài! Lớp đệm mỏng, không có vật liệu chống rung, kết quả là đến 40% hàng bị nứt vỡ.

4. Đóng thùng bên ngoài và gia cố

Thùng carton, thùng gỗ, khung thép hay hộp đựng nhỏ – tùy theo quy mô lô hàng. Điểm quan trọng là thùng phải đủ chắc, chịu được lực xếp chồng, được niêm phong kỹ bằng băng keo, đai, dây đai thép hoặc dây PP.

Với hàng nặng hoặc giá trị cao, nên thêm dây đai chịu lực và chèn cố định bằng Pallet hoặc khung gỗ để tránh xê dịch trên xe hay container.

5. Dán nhãn và ký hiệu hàng hóa

Nhiều người quên bước này, hoặc làm qua loa. Trong khi các ký hiệu như “FRAGILE”, “KEEP DRY”, “UP” hay nhãn trọng lượng lại giúp cảnh báo cho nhân viên kho, tài xế hoặc cả... hải quan biết cách xử lý đúng.

Tôi khuyên nên in tên hàng, mã HS, thông tin người gửi/người nhận và đặc biệt là số lượng kiện. Tại cảng, việc kiểm đếm rất kỹ – thiếu nhãn sẽ rất dễ bị dừng hàng.

Sau khi nắm được quy trình này, bạn có thể tự kiểm tra lại xem đơn vị logistics mình đang thuê đã thực sự làm đúng và đủ chưa. Trong phần tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ thêm về các loại vật liệu đóng gói phổ biến nhất hiện nay – ưu và nhược từng loại ra sao.

Các loại vật liệu phổ biến dùng trong đóng gói hàng hóa

Sau khi đã nắm được quy trình đóng gói cơ bản, câu hỏi nhiều người mới thường thắc mắc là: “Không biết nên chọn bao bì gì cho phù hợp, mà vừa bảo vệ được hàng, vừa tiết kiệm chi phí?”.

Tôi hiểu cảm giác bối rối đó. Bởi lẽ, khi bắt tay vào việc đóng gói hàng hóa – đặc biệt là với những lô hàng xuất khẩu – thì việc lựa chọn vật liệu đóng gói không khác gì chọn áo giáp cho "đứa con tinh thần" của bạn trước khi nó bước vào hành trình hàng nghìn cây số. Dưới đây là những loại vật liệu đóng gói phổ biến nhất mà các doanh nghiệp logistics và xuất khẩu thường dùng.

1. Thùng carton – lựa chọn kinh điển và đa năng

Nếu bạn từng vận chuyển hàng hóa nội địa hoặc quốc tế, gần như chắc chắn đã bắt gặp thùng carton. Loại bao bì này rẻ, dễ xếp chồng, tái sử dụng được, và có đủ kích thước.

Tôi từng làm cho một khách gửi lô phụ tùng máy đi Úc. Chúng tôi sử dụng loại thùng carton 5 lớp sóng để đảm bảo hàng không móp méo, rồi chèn các mảnh xốp chống sốc bên trong. Khách hàng rất ưng ý vì hàng đến nơi "nguyên đai nguyên kiện", lại nhẹ cân nên tiết kiệm được chi phí cước vận chuyển.

2. Pallet gỗ hoặc pallet nhựa – dân chuyên không thể thiếu

Trong xuất khẩu, đặc biệt là hàng đi container, pallet gần như là "vật liệu bắt buộc". Chúng giúp việc xếp dỡ hàng bằng xe nâng trở nên dễ dàng, đồng thời giữ hàng cố định, tránh xê dịch trong container.

Có 2 loại phổ biến nhất:

• Pallet gỗ: rẻ, dễ đặt đóng theo kích thước, chịu tải tốt. Tuy nhiên, phải hun trùng (ISPM 15) nếu đi đường biển quốc tế.
• Pallet nhựa: bền hơn, không cần hun trùng nhưng giá thành cao, khó sửa chữa.

3. Màng PE, túi khí, xốp bọt biển – chống sốc, chống xước

Khi đóng gói thiết bị điện tử, thủy tinh hay hàng dễ vỡ, bộ ba “màng PE – túi khí – xốp bọt biển” là những chiến binh thầm lặng bảo vệ hàng hóa khỏi mọi rung lắc trên đường đi.

• Màng PE (plastic wrap): bọc ngoài thùng hoặc palette để chống bụi, ẩm, giữ cố định.
• Túi khí: chèn trong thùng carton để chống va đập
• Xốp bọt biển (foam): chèn lót quanh các góc dễ vỡ

Nhìn chung, mỗi loại vật liệu có một vai trò riêng. Việc kết hợp linh hoạt và phù hợp theo đặc tính hàng hóa chính là bí quyết để giúp bạn yên tâm khi hàng lên đường.

Trong phần tiếp theo, tôi sẽ chỉ ra những lưu ý quan trọng bạn không nên bỏ qua khi đóng gói hàng xuất khẩu, đặc biệt là việc tuân thủ quy định của hãng tàu và các nước nhập khẩu.

Lưu ý quan trọng khi đóng gói hàng hóa xuất khẩu

Ở phần trên chúng ta đã nói về quy trình đóng gói đúng chuẩn và các loại vật liệu phổ biến trong logistics. Ở phần này, tôi muốn chia sẻ thêm một số lưu ý cực kỳ quan trọng khi đóng gói hàng hóa xuất khẩu – những chi tiết nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến chất lượng hàng và cả quá trình vận chuyển xuyên biên giới.

Xuất khẩu là hoạt động bán hàng hóa ra thị trường nước ngoài, thông qua các phương thức vận tải quốc tế như đường biển, hàng không hoặc đường bộ, với đầy đủ các thủ tục hải quan và chứng từ liên quan.

Khác với đóng gói hàng nội địa – nơi mà khoảng cách vận chuyển có thể chỉ vài giờ, hàng xuất khẩu thường phải “vượt biển” vài tuần, có khi cả tháng trời, trải qua nhiều chặng dừng, nhiều hình thái thời tiết, và nhiều lần bị bốc xếp. Nếu không đóng gói chuẩn thì... sorry, nguy cơ hư hỏng là rất cao, thậm chí không thể đòi bồi thường vì lỗi do khâu đóng hàng.

1. Đóng gói phù hợp loại hình vận tải và thời gian vận chuyển

Nghĩ đơn giản: hàng đi đường biển sẽ chịu độ ẩm cao hơn hàng đi đường hàng không. Container có thể đọng nước, ẩm mốc, hoặc bị thay đổi nhiệt độ trong quá trình vận chuyển. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng các vật liệu chống ẩm (như hạt hút ẩm, giấy kraft, PE foam bọc lót...) khi xuất khẩu loại hàng dễ hút ẩm.

Ví dụ: một khách hàng của tôi xuất linh kiện điện tử sang Malaysia. Lô đầu tiên khách đó tiết kiệm chi phí bằng cách chỉ dùng một lớp nilon bọc máy, không có túi chống ẩm. Kết quả? Sau 3 tuần hàng tới nơi thì từng linh kiện bị ố, ăn mòn – do nước đọng trong container. Sau vụ đấy thì họ không bao giờ quên cho túi hạt chống ẩm vào mỗi kiện hàng.

2. Gắn nhãn mác cảnh báo và nhận diện rõ ràng

Một lỗi phổ biến là các công ty quên gắn nhãn hàng hóa (shipping mark) hoặc ghi thông tin mờ, thiếu chi tiết. Khi vận chuyển quốc tế, hàng hóa thường chung container, đi qua nhiều đơn vị.

Không dán nhãn rõ ràng (ví dụ: “FRAGILE - Dễ vỡ”, “KEEP DRY - Tránh nước”, “THIS SIDE UP - Đặt đúng chiều”…), kể cả bạn đã đóng hàng cẩn thận, thì cũng rất dễ bị xếp sai, đè dập hoặc xếp sai chiều.

Chưa kể việc cập cảng, giao nhận nếu thiếu thông tin người nhận, số vận đơn… thì hàng có thể bị lưu kho, chậm thông quan.

Gợi ý: nên in nhãn bằng tiếng Anh để hãng tàu, hải quan và đối tác nước ngoài dễ xử lý. Nhãn nên in rõ, dán nhiều mặt trên kiện hàng, chứ đừng tiếc vài tờ giấy.

3. Đo kích thước và khối lượng chính xác trước khi đóng kiện

Hàng xuất khẩu, đặc biệt là bằng đường biển (FCL, LCL) hoặc hàng không, tính chi phí không chỉ theo trọng lượng thực mà cả theo “trọng lượng thể tích” (volumetric weight).

Nếu đóng gói cồng kềnh, sai tiêu chuẩn, bạn có thể sẽ phải trả mức phí vận chuyển cao hơn là điều chắc chắn. Ngoài ra, khi hàng vượt kích thước pallet hoặc container tiêu chuẩn, có thể dẫn tới không xếp được hàng, phải đổi loại container – hoặc tệ hơn, bị hãng vận tải từ chối chuyên chở.

Gợi ý: nên trao đổi trước với đơn vị logistics để biết loại container phù hợp. Đồng thời, hãy chụp lại hình ảnh quy cách đóng hàng để gửi kèm chứng từ – vừa làm chứng từ hồ sơ vừa làm căn cứ khi đối chiếu, khiếu nại nếu có vấn đề phát sinh.

—

Vậy nên, dù nhìn qua việc đóng gói có vẻ đơn giản, thực tế nó đòi hỏi sự kỹ lưỡng và am hiểu về chuỗi cung ứng. Ở bước tiếp theo, bạn cần phối hợp chặt với đơn vị vận tải để đảm bảo kiện hàng an toàn, đúng chuẩn và tận dụng tối đa chi phí logistics của mình.

Lời kết

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hình dung rõ hơn về quy trình đóng gói hàng hóa đúng chuẩn, từ khâu chuẩn bị vật liệu cho đến các bước xử lý kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Dù là hàng xuất khẩu hay nội địa, một quy trình đóng gói bài bản sẽ giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng, thất thoát không đáng có.

Việc lựa chọn đúng loại vật liệu và tuân thủ các lưu ý trong đóng gói sẽ không chỉ hỗ trợ quá trình bảo quản, mà còn giúp bạn tiết kiệm được chi phí và thời gian trong nhiều tình huống. Nếu bạn đang tìm hiểu để tối ưu hơn quy trình này cho công ty mình, thì đừng bỏ qua những nguyên tắc cơ bản của đóng gói hàng hóa.

 

---