Quy định về nhãn mác hàng hóa nhập khẩu: Những điều chủ hàng không thể lơ là

Quy định về nhãn mác hàng hóa nhập khẩu là một trong những yếu tố đóng vai trò “sàng lọc” khi hàng hóa bước chân vào thị trường Việt Nam. Dù bạn là doanh nghiệp nhập khẩu có kinh nghiệm hay chỉ mới bắt đầu, việc nắm rõ các quy định về nhãn hàng hóa không chỉ giúp thông quan suôn sẻ, mà còn tránh được rủi ro bị xử phạt, thậm chí buộc tái xuất hàng hóa.

Vậy, cụ thể hàng hóa nhập khẩu cần ghi nhãn như thế nào?

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ những nội dung bắt buộc cần có trên nhãn hàng hóa nhập khẩu, trách nhiệm thuộc về ai trong việc dán nhãn, và nếu vi phạm thì sẽ bị xử lý ra sao. Tất cả đều có câu trả lời, dễ hiểu và bám sát thực tế, đặc biệt hữu ích với những ai mới bước chân vào lĩnh vực logistics & xuất nhập khẩu.

Nếu bạn chưa hiểu rõ khái niệm, thì có thể tìm hiểu trước về nhãn hàng hóa. Bây giờ là nội dung chính...

Những nội dung bắt buộc ghi trên nhãn hàng hóa nhập khẩu

Có lần, một khách hàng của tôi nhập khẩu một lô quần áo thời trang từ Trung Quốc. Hàng về đến cảng Cát Lái, khi làm hồ sơ thì bị giữ lại vì “nhãn không hợp lệ”. Cụ thể, nhãn toàn tiếng Trung, không có chữ tiếng Việt nào. Kết quả? Phải mở cont tại cảng, bố trí người dán nhãn lại toàn bộ lô hàng. Chi phí phát sinh, thời gian trì hoãn, mệt mỏi rất nhiều.

Đó không phải là trường hợp hiếm gặp. Thực tế, rất nhiều chủ hàng – đặc biệt là doanh nghiệp mới – còn xem nhẹ khâu tem nhãn mác. Điều đó thật đáng tiếc, vì nhãn mác là một trong những nội dung chịu sự kiểm tra chặt từ cơ quan hải quan và các lực lượng liên ngành như quản lý thị trường.

Nhãn hàng hóa nhập khẩu là gì?

Theo Nghị định 111/2021/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung Nghị định 43/2017/NĐ-CP), các hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam (trừ hàng quá cảnh, tạm nhập tái xuất...) đều bắt buộc phải có nhãn hàng hóa đúng quy định trước khi được bán ra hoặc lưu thông trên thị trường.

Cụ thể, nội dung bắt buộc ghi trên nhãn hàng hóa nhập khẩu bao gồm:

1. Tên hàng hóa

Tên hàng hóa phải đúng theo bản chất, đặc điểm của sản phẩm. Không được ghi tên thương mại chung chung hoặc gây hiểu nhầm. Ví dụ: không thể ghi “thiết bị” mà phải ghi rõ “máy in laser màu”, “bếp điện từ đơn”.

2. Tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa

Thông thường là tên và địa chỉ của đơn vị nhập khẩu, phân phối hàng tại Việt Nam. Nếu bạn làm dịch vụ thông quan, hãy hỏi rõ và tư vấn cho khách hàng ghi tên đơn vị chịu trách nhiệm đúng quy định.

3. Xuất xứ hàng hóa

Ghi “Made in China”, “Xuất xứ: Hoa Kỳ”... và có thể sử dụng thêm mã số vùng, mã vạch theo tiêu chuẩn quốc tế. Khi cơ quan chức năng kiểm tra mà không có thông tin này, rất dễ bị quy là vi phạm về xuất xứ.

Ngoài 3 thông tin vừa nêu trên, trên nhãn mác thường có thêm một số nội dung khác bắt buộc và không bắt buộc, như dưới đây.

4. Các chỉ tiêu kỹ thuật, thông số sử dụng (nếu có)

Ví dụ: với hàng điện tử thì gồm điện áp, công suất, tần số; với thực phẩm là thành phần dinh dưỡng, hướng dẫn sử dụng, hạn dùng.

5. Hướng dẫn sử dụng, cảnh báo (nếu cần)

Một số mặt hàng như thực phẩm, hóa chất, mỹ phẩm cần hướng dẫn cách dùng, bảo quản, hoặc cảnh báo an toàn rõ ràng. Những mặt hàng dành cho trẻ em đặc biệt phải ghi kỹ thông tin cảnh báo.

Một điểm nữa khá quan trọng là: Tất cả các nội dung bắt buộc nói trên phải được thể hiện bằng tiếng Việt trước khi lưu thông tại Việt Nam. 

Có thể bạn sẽ hỏi: thế hàng hóa về đến cảng, mà chưa dán nhãn tiếng Việt thì sao? Câu trả lời là nếu nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài (vd: tiếng Anh) đầy đủ nội dung theo quy định thì vẫn được thông quan, nhưng trước khi đưa hàng ra thị trường, bắt buộc phải dán bổ sung nhãn tiếng Việt.

Sau khi tìm hiểu những nội dung cần có trên nhãn, điều hợp lý tiếp theo là ai sẽ chịu trách nhiệm dán nhãn, và dán vào lúc nào để không bị sai quy định? Cùng xem tiếp ở phần sau.

Trách nhiệm ghi nhãn đối với hàng hóa nhập khẩu

Nếu bạn là nhà nhập khẩu hoặc đang phụ trách logistics, chắc hẳn bạn cũng từng thắc mắc: “Ai phải chịu trách nhiệm ghi nhãn mác cho hàng hóa nhập khẩu?”. Có phải người bán nước ngoài phải lo việc này, hay chính doanh nghiệp mình cần làm?

Câu hỏi tưởng chừng nhỏ, nhưng thực tế lại có thể ảnh hưởng lớn đến tiến độ thông quan và tránh được rủi ro vi phạm hành chính.

Doanh nghiệp nhập khẩu là đơn vị chịu trách nhiệm chính

Theo Nghị định số 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa, khi hàng hóa được nhập khẩu vào Việt Nam, chính doanh nghiệp nhập khẩu là bên phải đảm bảo sản phẩm được gắn nhãn đúng quy định. Điều này có nghĩa là:

• Nếu hàng hóa từ nước ngoài chưa có nhãn tiếng Việt hoặc thiếu nội dung bắt buộc (như nguồn gốc, xuất xứ, thông tin nhà sản xuất, hướng dẫn sử dụng...), thì doanh nghiệp nhập khẩu phải dán, in bổ sung nhãn phụ bằng tiếng Việt trước khi lưu thông trên thị trường.
• Việc nhãn chính bằng tiếng nước ngoài có đầy đủ thông tin là tốt, nhưng vẫn chưa đủ nếu thiếu bản tiếng Việt. Bắt buộc phải có nhãn phụ tiếng Việt đúng nội dung theo quy định.

Nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu có thể chưa “thấm” việc này. Tôi từng gặp một khách hàng, là công ty chuyên nhập khẩu bộ vi mạch điện tử. Họ chỉ chăm chăm kiểm tra CO, invoice, bill… mà lại bỏ qua khâu nhãn mác. Khi hải quan kiểm tra, phát hiện nhãn sản phẩm không có tiếng Việt, lập tức yêu cầu bổ sung tại chỗ. Kết quả? Chậm thông quan gần 3 ngày, vừa mất thời gian, vừa phát sinh thêm chi phí lưu kho.

Có thể thực hiện ghi nhãn tại cửa khẩu không?

Câu trả lời là: Có. Nhưng phải ghi nhãn xong trước khi làm thủ tục hải quan (với nhãn chính), và trước khi phân phối ra thị trường (với nhãn phụ tiếng Việt).

Thực tế, nhiều công ty khó yêu cầu nhà cung cấp nước ngoài ghi đúng nhãn theo chuẩn Việt Nam ngay từ đầu. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể làm nhãn phụ tại Việt Nam sau khi kiểm tra hàng. Việc này có thể thực hiện tại:

• Kho ngoại quan
• Kho lưu trữ hàng sau khi dỡ container
• Khu vực kiểm hóa, nếu được phép

Tuy nhiên, tuyệt đối không được bán ra thị trường hoặc đưa vào sử dụng trước khi có nhãn đúng tiêu chuẩn. Đây là điều có thể khiến bạn bị “tuýt còi”, nhất là nếu cơ quan quản lý thị trường kiểm tra đột xuất.

Khi bạn nắm rõ trách nhiệm ghi nhãn là của doanh nghiệp nhập khẩu, và khâu này không thể xem nhẹ, việc chuẩn bị trước sẽ tiết kiệm rất nhiều công sức.

Tiếp theo, hãy cùng tôi tìm hiểu xem nếu nhãn mác sai hoặc thiếu, thì có thể bị xử phạt như thế nào.

Xử phạt vi phạm về nhãn mác hàng hóa nhập khẩu

Vậy nếu ghi nhãn sai, thiếu hay không đúng quy định thì sao? Ừm… khá nhiều doanh nghiệp không quá để tâm đến chuyện này, và chỉ khi lô hàng bị “tuýt còi” tại cửa khẩu mới chưng hửng.

Nhãn hàng hóa là một phần không thể tách rời của hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu vi phạm, nhà nhập khẩu có thể bị xử phạt hành chính, bị giữ hàng, thậm chí bị thu hồi sản phẩm.

Các hình thức xử phạt phổ biến

Dưới đây là một số hành vi vi phạm liên quan đến nhãn mác và mức xử phạt tương ứng theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP (về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực hải quan) và Nghị định 43/2017/NĐ-CP (về ghi nhãn hàng hoá):

• Không ghi nhãn bằng tiếng Việt cho sản phẩm nhập khẩu: xử phạt từ 1 triệu đến 10 triệu đồng, tùy vào giá trị và số lượng hàng.
• Ghi nhãn sai nội dung bắt buộc theo quy định: từ 2 triệu đến 20 triệu đồng.
• Không có nhãn hàng hóa khi lưu thông trên thị trường hoặc tại thời điểm kiểm tra: có thể bị phạt, và buộc khắc phục hậu quả, ví dụ: in bổ sung nhãn phụ hoặc rút hàng ra khỏi thị trường.
• Trường hợp vi phạm nghiêm trọng: hải quan có thể giữ lại hàng để xác minh, yêu cầu gia hạn thông quan, hoặc chuyển sang kiểm tra thực tế (luồng đỏ).

Một điểm cần nhớ: mức xử phạt không cố định và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như giá trị hàng hoá, số lần vi phạm, mức độ ảnh hưởng đến người tiêu dùng… Có trường hợp tưởng chừng “chuyện nhỏ” như thiếu địa chỉ nhà phân phối – lại khiến bạn phải tái đóng gói, in lại nhãn và mất vài ngày làm thủ tục bổ sung. Hậu quả lớn nhất là… trễ tiến độ giao hàng cho khách, và khách thì không phải lúc nào cũng kiên nhẫn đâu.

Làm sao để tránh bị phạt?

Nếu bạn là đơn vị nhập khẩu, tôi khuyên nên chuẩn bị kỹ nhãn mác từ giai đoạn đặt hàng. Có thể yêu cầu nhà xuất khẩu gửi ảnh nhãn trước để kiểm tra và xác nhận nội dung—đặc biệt là với những ngành như thực phẩm, mỹ phẩm, điện tử, vốn “nhạy cảm” và dễ bị kiểm tra nhãn kỹ lưỡng tại cửa khẩu.

Ngoài ra, nên phối hợp chặt với đơn vị dịch vụ hải quan trong lần nhập khẩu đầu tiên. Đôi khi chỉ cần vài chi tiết nhỏ như: thiếu số lô, hạn sử dụng viết sai định dạng… cũng đủ khiến tờ khai bị tạm dừng.

Kết lại phần này, nhớ rằng: vi phạm nhãn mác không chỉ là vấn đề “hình thức”, mà trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ thông quan và uy tín của doanh nghiệp bạn trong chuỗi cung ứng. Nếu phòng tránh được, thì tốt hơn là phải lo hậu quả.

Lời kết

Việc ghi nhãn hàng hóa nhập khẩu tưởng là chuyện “vặt”, nhưng lại không hề đơn giản, nhất là khi bạn mới lần đầu làm nhập khẩu. Từ những nội dung bắt buộc như tên hàng, nước xuất xứ, định lượng… cho tới trách nhiệm ghi nhãn thuộc về ai – tất cả đều cần nắm rõ để tránh rắc rối về sau.

Không chỉ để đảm bảo lưu thông hợp pháp, việc tuân thủ đúng các quy định về nhãn mác hàng hóa nhập khẩu còn giúp bạn tránh khỏi những rủi ro như bị xử phạt hành chính, bị kéo dài thời gian thông quan, thậm chí là bị từ chối nhập khẩu nếu vi phạm nghiêm trọng. Một chút cẩn trọng ban đầu sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và chi phí.