Nhãn hàng hóa: Giải pháp hiệu quả cho logistics và xuất nhập khẩu

Nhãn hàng hóa là một trong những yếu tố tưởng chừng nhỏ nhưng lại đóng vai trò khá quan trọng trong toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu.

Bất kể hàng hóa bạn sản xuất để tiêu thụ trong nước hay để xuất khẩu sang nước ngoài, thì việc ghi nhãn đúng, đủ và phù hợp là điều không thể xem nhẹ. Nó không chỉ phục vụ cho mục đích thương mại mà còn ảnh hưởng tới việc thông quan, tuân thủ pháp luật, và xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ một cách dễ hiểu và gần gũi những kiến thức thực tế xoay quanh chủ đề ghi nhãn hàng hóa. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu: Nhãn hàng hóa là gì và vì sao nó lại quan trọng như vậy; Những quy định pháp lý hiện hành liên quan đến nhãn hàng hóa ở Việt Nam; và cuối cùng là những điều cụ thể bạn cần lưu ý khi xuất khẩu hàng ra nước ngoài để tránh rủi ro khi thông quan hay bị từ chối nhận hàng.

Khái niệm và vai trò của nhãn hàng hóa

Trước tiên, hãy bắt đầu từ điểm cơ bản nhất – hiểu đúng về khái niệm nhãn hàng hóa và vai trò thực sự của nó trong hoạt động thương mại.

Nhãn mác hàng nhập khẩu từ Hàn Quốc

Nghe câu chữ có vẻ hơi khô khan nhỉ? Nhưng nếu bạn từng làm thủ tục hải quan, từng bị hải quan "tuýt còi" vì nhãn ghi sai đơn vị đo, thiếu thông tin về xuất xứ... thì bạn sẽ hiểu vì sao tôi lại dành hẳn một mục đầu tiên để nói về nó.

Vì sao nhãn hàng hóa lại quan trọng như vậy?

• Về mặt pháp lý: Nhãn hàng là một trong những thứ đầu tiên mà cơ quan hải quan sẽ để ý khi kiểm tra thực tế (kiểm hóa) một lô hàng, đặc biệt là với hàng nhập khẩu. Nhãn nếu không đúng quy định thì lô hàng có thể bị lùi thông quan, chủ hàng phải giải trình, gây trễ thời gian và dễ phát sinh chi phí kho bãi. Trường hợp nghiêm trọng, có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí buộc tái xuất.
• Về thương mại: Trong môi trường cạnh tranh ngày càng cao, nhãn mác không chỉ để "tránh rắc rối pháp lý" mà còn nâng tầm thương hiệu. Với hàng xuất khẩu, một nhãn mác sạch sẽ, rõ ràng, đồng bộ không chỉ ghi điểm với nhà nhập khẩu mà còn nâng cao giá trị cảm nhận của hàng hóa.
• Về hậu cần (logistics): Trong quản lý kho, vận chuyển và phân phối, nhãn mác đóng vai trò hướng dẫn vận chuyển (shipping mark), xác định loại hàng, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng, mã vạch... Nếu nhãn không rõ ràng, nhà kho sẽ phải kiểm tra lại, gây chậm tiến độ hoặc sai sót trong vận chuyển.

Tôi từng gặp một doanh nghiệp nhập khẩu hàng về cảng Hải Phòng, do nhãn ghi thiếu thông tin nhà sản xuất và hàng bị phân luồng Đỏ. Kết quả: mất thêm gần 3 ngày và hơn 10 triệu đồng chi phí lưu kho + kiểm hóa. Có những việc tưởng là nhỏ, nhưng hậu quả lại không hề nhỏ.

Những thông tin bắt buộc thường có trên nhãn hàng hóa

Tùy vào loại hình hàng hóa và thị trường tiêu thụ, thông tin bắt buộc trên nhãn có thể thay đổi. Tuy nhiên, một số thông tin cơ bản thường cần có là:

• Tên hàng hóa
• Tên và địa chỉ nhà sản xuất/nhập khẩu
• Xuất xứ hàng hóa (Made in…)
• Thành phần hoặc nguyên liệu cấu thành
• Khối lượng, thể tích hoặc kích thước
• Ngày sản xuất và hạn sử dụng (nếu có)
• Hướng dẫn bảo quản, sử dụng (đặc biệt với thực phẩm, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng)
• Cảnh báo an toàn (nếu cần)

>> Tìm hiểu thêm quy định về nhãn mác hàng hóa nhập khẩu

Trong xuất nhập khẩu, bạn còn cần đặc biệt chú trọng đến ngôn ngữ sử dụng trên nhãn hàng hóa. Có những thị trường yêu cầu nhãn phải được ghi bằng ngôn ngữ bản địa, hoặc ít nhất là kèm theo phụ đề dịch thuật.

Tóm lại, nhãn hàng hóa không chỉ là "cái tem cho có", mà là một thành phần quan trọng quyết định hiệu quả của cả lô hàng. Sau đây, chúng ta sẽ đi sâu vào các quy định cụ thể của pháp luật Việt Nam liên quan đến việc ghi nhãn hàng hóa.

Quy định pháp luật liên quan đến nhãn hàng hóa tại Việt Nam

Trong phần trước, tôi đã chia sẻ về vai trò quan trọng của nhãn hàng hóa đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Vậy thì, khi đặt nhãn lên sản phẩm, liệu bạn có thể ghi nội dung gì cũng được? Xin thưa là không! Việc ghi nhãn hàng hóa ở Việt Nam hiện nay phải tuân thủ theo những quy định pháp luật rất cụ thể. Nếu làm sai, nhẹ thì bị xử phạt hành chính, nặng thì có thể bị từ chối thông quan, thậm chí tái xuất hoặc tiêu hủy hàng hóa. Nguy hiểm vậy đấy!

Bạn là người mới bắt đầu làm xuất nhập khẩu? Hay đơn giản là đang chuẩn bị lô hàng đầu tiên gửi đi? Vậy thì đọc kỹ phần này nhé – vì có thể chỉ một lỗi nhỏ trên nhãn thôi, cũng khiến bạn phải "chạy tới chạy lui" cập nhật hồ sơ lại từ đầu.

Hiện nay, các quy định chính về nhãn hàng hóa tại Việt Nam nằm trong Nghị định số 43/2017/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP). Những quy định này áp dụng bắt buộc đối với hàng hóa lưu thông trên thị trường Việt Nam, bao gồm cả hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu.

Theo đó, nhãn hàng hóa bắt buộc phải thể hiện một số nội dung cơ bản như sau:

1. Tên hàng hóa
2. Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về sản phẩm
3. Xuất xứ hàng hóa (nơi sản xuất, nước sản xuất, cụm từ như “Made in Vietnam”…)

Ngoài ra tùy theo tính chất của mỗi loại hàng cụ thể, còn có thể cần bổ sung:

• Thành phần hoặc định lượng
• Ngày sản xuất, hạn sử dụng hoặc hạn bảo quản
• Hướng dẫn sử dụng và bảo quản, nếu cần
• Các cảnh báo an toàn (nếu sản phẩm có yêu cầu)
• Thông số kỹ thuật, nếu áp dụng

Trên thực tế, không phải mặt hàng nào cũng cần ghi đầy đủ tất cả các mục ở trên. Một số hàng hóa thuộc lĩnh vực chuyên ngành (thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện,…) có quy định ghi nhãn riêng theo Thông tư của các Bộ chuyên ngành. Vì vậy, bạn cần xác định rõ nhóm hàng của mình thuộc ngành nào để áp dụng đúng luật.

Tôi từng hỗ trợ một khách mới nhập khẩu lô máy xay sinh tố từ Trung Quốc, và họ chỉ dán mỗi cái tên sản phẩm kèm mã hàng. Khi kiểm tra hồ sơ, hải quan yêu cầu bổ sung nội dung về điện áp, công suất – vốn là thông tin bắt buộc với hàng điện gia dụng. Thế là cả bên nhập khẩu và đơn vị dịch vụ phải khẩn trương xử lý bổ sung nhãn phụ trước khi làm thông quan. Rõ ràng, nếu chuẩn hóa nhãn từ đầu thì đâu cần vất vả chạy nước rút như vậy, đúng không?

Ngoài ra, có một điểm nữa bạn nên lưu ý: nếu hàng hóa được sản xuất tại Việt Nam để xuất khẩu thì sẽ không bắt buộc tuân thủ các quy định trong Nghị định 43 kể trên, nhưng lại phải theo yêu cầu nhãn mác từ phía nước nhập khẩu. Câu chuyện này tôi sẽ chia sẻ rõ hơn ở phần tiếp theo...

Nhãn mác hàng hóa xuất khẩu: những yêu cầu cần lưu ý

Sau khi hiểu nhãn hàng hóa là gì và nắm được các quy định chung, giờ là lúc bàn tới một chủ đề quan trọng – nhãn mác hàng xuất khẩu. Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực logistics hay xuất nhập khẩu, thì đây là vấn đề không thể xem nhẹ. Vì sao ư? Đơn giản vì chỉ cần sai một chi tiết nhỏ, lô hàng của bạn có thể bị từ chối ở cửa khẩu nước nhận. Vừa mất công, vừa mất tiền.

Tôi có lần hỗ trợ một công ty xuất khẩu thủy sản đi Nhật, mà chỉ vì ghi thiếu ngày đóng gói bằng tiếng Nhật trên nhãn mác, cả lô hàng bị giữ lại để kiểm tra thêm vài ngày. Khách hàng giục, doanh nghiệp đứng ngồi không yên. Thế mới biết, nhãn mác không chỉ “làm màu” mà là yếu tố sống còn khi đưa hàng ra quốc tế.

Nhãn mác hàng hóa xuất khẩu là toàn bộ thông tin thể hiện trên bề mặt bao bì sản phẩm, nhằm giúp người tiêu dùng và nhà chức trách nước nhập khẩu nhận diện, phân loại, và kiểm soát hàng hóa đúng quy trình.

Những nội dung cơ bản cần có trên nhãn xuất khẩu

Không phải nước nào cũng yêu cầu giống nhau, nhưng nhìn chung, một nhãn hàng xuất khẩu cần có những thông tin sau:

• Tên hàng hóa (có hoặc không kèm mã HS)
• Tên và địa chỉ của nhà sản xuất
• Xuất xứ hàng hóa (Made in Vietnam)
• Số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng
• Thành phần, hướng dẫn sử dụng nếu là hàng tiêu dùng
• Cảnh báo an toàn, nếu hàng có tính chất nguy hiểm

Ngoài ra, với nhiều thị trường khó tính như EU, Hoa Kỳ, Nhật Bản..., họ còn yêu cầu về ngôn ngữ. Nghĩa là, nhãn phải được trình bày bằng tiếng bản địa (pháp luật nước nhập khẩu quy định cụ thể), sai tiếng hoặc dùng tiếng Anh không đúng chuẩn cũng bị coi là vi phạm.

Cũng trong lần làm việc với lô hàng dệt may sang Đức, tôi từng thấy khách hàng bị phản ánh vì ghi sai tỷ lệ pha trộn vải – thay vì ghi “65% polyester”, họ ghi “polyester 65%” và in chữ nhỏ li ti. Chuyện tưởng đơn giản, nhưng lại khiến bên mua đánh giá công ty là thiếu chuyên nghiệp.

Những lưu ý về vị trí và hình thức thể hiện

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp mới thường bỏ sót. Nhãn hàng xuất khẩu không chỉ in trên bao bì đóng gói bên ngoài (carton box), mà phải được thể hiện rõ ràng cả trên bao bì cấp 1 (sản phẩm). Đối với hàng nông sản, thực phẩm, đồ tiêu dùng... đây là yêu cầu bắt buộc.

Về hình thức, nhãn cần bền đẹp, không dễ bong tróc. Một số mặt hàng phải đính nhãn dạng seal nhôm (hàng máy móc) hoặc in trực tiếp lên bề mặt sản phẩm để đảm bảo không bị mua bán thay đổi trong quá trình vận chuyển.

Khi làm hàng đi Mỹ, nếu trên nhãn không dán mã vạch đúng chuẩn UPC hay không có mã số FDA (với hàng thực phẩm), thì gần như không thể vào được hệ thống phân phối.

Nói chung, chuẩn bị nhãn mác cho hàng xuất khẩu, ngoài yếu tố thẩm mỹ còn là câu chuyện pháp lý, kỹ thuật và thể hiện sự chuyên nghiệp trong chuỗi cung ứng. Nếu chưa quen, bạn nên hỏi kỹ đơn vị dịch vụ logistics hoặc forwarding – họ thường có thông tin cập nhật theo từng thị trường.

Tóm lược

Nhãn hàng hóa không chỉ đơn thuần là một chiếc tem gắn trên bao bì sản phẩm. Đó là cầu nối thông tin quan trọng giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, đồng thời thể hiện trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp với thị trường. Việc hiểu rõ vai trò của nhãn cũng như tuân thủ các quy định pháp luật về ghi nhãn tại Việt Nam là điều bắt buộc trong hoạt động kinh doanh, sản xuất và đặc biệt là xuất nhập khẩu.

Với hàng hóa xuất khẩu, nhãn mác càng đóng vai trò quan trọng bởi mỗi thị trường đều có những yêu cầu rất riêng về ngôn ngữ, kích thước, nội dung... Việc chuẩn bị đúng và đủ nhãn hàng hóa không chỉ giúp dễ dàng vượt qua khâu kiểm tra của hải quan mà còn tạo ấn tượng ban đầu tốt với đối tác và người tiêu dùng quốc tế.