Surrender Bill là gì? Quy trình làm Surrender Bill như thế nào?

Trong vận tải đường biển, Surrender Bill là một loại vận đơn quan trọng và được sử dụng phổ biến. Nó giúp người nhận hàng có thể lấy hàng từ các đơn vị vận chuyển. Vậy Surrender Bill là gì? Tại sao lại sử dụng loại bill này? Tác dùng và quy trình làm chúng ra sao? Hãy cùng Vinalogs tìm hiểu ngay qua bài viết sau.

Surrender Bill là gì?

Theo thỏa thuận giữa shipper và consignee sẽ quyết định có dùng Bill Surrender hay không, nếu có thì shipper sẽ trả thêm khoản phí phụ phí điện giải phóng hàng để hãng vận chuyển surrendered bộ bill đó, phí này gọi là Telex release Fee. Khi bộ bill đã được surrendered thì consignee có thể nhận hàng mà không cần nộp bill gốc, điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho quá trình giải phóng hàng ở cảng đích.

Tại sao lại sử dụng Surrender Bill?

Như đã nêu trên, Surrender Bill được sử dụng để giải quyết vấn đề thời gian và đảm bảo sự thuận tiện cho consignee trong việc lấy hàng. Dưới đây Vinalogs sẽ phân tích chi tiết:

• Giảm thời gian chờ đợi: Trong quá trình vận chuyển quốc tế, việc gửi bill gốc cho consignee có thể mất rất nhiều thời gian, dẫn đến tình trạng hàng đến trước bill. Khi consignee không có bill gốc, họ không thể nhận được hàng. Surrender Bill giúp giảm thời gian chờ đợi bằng cách cho phép consignee nhận hàng từ đơn vị vận chuyển dựa trên vận đơn được chấp thuận và không cần chờ đợi đến khi bill gốc được gửi tới.
• Thủ tục đơn giản: Việc sử dụng Surrender Bill giúp đơn vị vận chuyển và consignee tiết kiệm thời gian và công sức trong thủ tục liên quan đến việc đổi lấy lệnh giao hàng. Consignee có thể nhận hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện, chỉ cần dựa vào Surrender Bill, không cần phải xử lý các thủ tục phức tạp liên quan đến bill gốc.
• Làm việc linh hoạt: Surrender Bill cho phép đơn vị vận chuyển và consignee làm việc với nhau một cách linh hoạt và dễ dàng. Việc sử dụng vận đơn này không ảnh hưởng đến sự tin tưởng giữa hai bên, vì đơn vị vận chuyển vẫn cam kết cung cấp hàng hóa cho consignee dựa trên vận đơn Surrender Bill.

Tuy nhiên, bạn lưu ý rằng việc sử dụng Surrender Bill cũng có thể đồng nghĩa với việc chịu một khoản phụ phí điện giải phóng hàng (Telex release Fee) từ phía đơn vị vận chuyển.

Quy trình làm Surrender Bill của hãng tàu

Khi bạn Surrendered một Bill, sẽ chia ra 2 trường hợp sau:

Consignee cần lấy hàng gấp, không thể chờ Bill gốc

Với những lô hàng có lịch trình ngắn, rất dễ xảy ra trường hợp hàng tới cảng nhưng Bill gốc chưa đến, vậy khi Consignee cần lấy hàng sớm thì Shipper bắt buộc phải Surrendered bộ Bill gốc đó.

Shipper mang đến hãng tàu bộ Bill gốc gồm 3 bản chính và 3 bản copy, sau đó phí surrendered bill. Hãng tàu sau đó sẽ huỷ bộ Bill gốc và phát hành bộ Bill giống như bản copy, nhưng có dấu "SURRENDERED" in đậm và thường màu xanh hoặc đỏ.

Sau khi có Surrendered Bill, Shipper gửi bản scan cho Consignee để nhận hàng. Hãng tàu tại nơi gửi sẽ thực hiện gọi Telex release cho chi nhánh tại nơi nhận, thông qua hệ thống điện thoại hoặc email, để giải phóng hàng cho người nhận hàng.

Yêu cầu làm Surrender Bill trước khi xuất hàng

Yêu cầu làm Surrender Bill trước khi xuất hàng là một tùy chọn được sử dụng trong trường hợp người mua hàng và người bán hàng đã có mối quan hệ tin cậy và thống nhất với nhau. Trong trường hợp này, thay vì lấy Bill gốc, các bên thỏa thuận chỉ sử dụng Surrender Bill. Điều này giúp tránh chi phí vận chuyển Bill gốc.

Một số hãng tàu yêu cầu xác nhận qua email hoặc phương thức khác là người xuất khẩu phải đóng phí Surrender Bill trước khi họ giải phóng hàng.

Chú ý rằng dù bạn xuất hàng theo điều kiện FOB hay CIF, và liệu bạn là người book tàu hay khách hàng của bạn book tàu, thì việc làm Telex Release phải được yêu cầu bởi người gửi hàng, tức là người tạo Bill, mới có quyền giải phóng.

Vì vậy, nếu bạn xuất hàng theo điều kiện CIF và bạn có quyền book tàu, điều này sẽ mang lại sự tự chủ hơn và tránh những rủi ro không đáng có. Ví dụ, một sự nhầm lẫn là khi khách hàng nhập khẩu book cước tàu và thanh toán phí cước tàu, sau đó yêu cầu giải phóng hàng ngày mà không thanh toán tiền hàng. Trong trường hợp này, nếu khách hàng nhập khẩu thay đổi ý kiến, bạn sẽ gặp khó khăn.

Khi nào nên sử dụng Surrender Bill

Tựu trung lại, trong những trường hợp khi hàng đến cảng mà chứng từ bill gốc chưa đến, việc sử dụng Surrender Bill là một giải pháp hiệu quả cho cả shipper và consignee.

Đối với Shipper, họ vẫn giữ được quyền kiểm soát hàng vì hãng tàu chỉ nhả hàng khi có điện giao hàng (Telex release) từ shipper.

Đối với Consignee, việc sử dụng Surrender Bill cho phép họ nhận hàng ngay khi đến cảng mà không gây chậm trễ cho hoạt động kinh doanh.

Surrender Bill giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa và giải quyết vấn đề thời gian khi chứng từ bill gốc chưa đến kịp. Tuy nhiên, việc sử dụng Surrender Bill cần được thỏa thuận và tin cậy giữa người gửi hàng và người nhận hàng.

Những lưu ý khi sử dụng Surrender Bill

Khi sử dụng Surrender Bill, có một số vấn đề cần lưu ý:

• Không áp dụng thanh toán L/C: Việc sử dụng Surrender Bill không thích hợp cho thanh toán bằng L/C (Letter of Credit), vì nó không có giá trị chuyển nhượng. Do đó, để đảm bảo người nhận hàng trả tiền hoặc tránh tình huống từ chối nhận hàng tại cảng, shipper cần thu tiền trước khi gửi hàng.
• Chi phí phát hành cao hơn: So với việc phát hành bill gốc, chi phí phát hành Surrender Bill có thể cao hơn. Shipper cần tính toán và đảm bảo rằng chi phí này được xem xét trong quyết định sử dụng Surrender Bill.
• Không có giá trị chuyển nhượng: Surrender Bill không có giá trị chuyển nhượng, do đó không thể sử dụng lô hàng làm tài sản đặt cọc tại ngân hàng hoặc sử dụng cho mục đích vốn xoay vòng.
• Tin tưởng giữa shipper và consignee: Shipper nên chỉ sử dụng Surrender Bill khi đã chuyển hết tiền hàng hoặc có mối quan hệ đặc biệt tin tưởng với consignee để tránh các vấn đề không mong muốn có thể gây thiệt hại. Trong trường hợp shipper và consignee tin tưởng đặc biệt lẫn nhau, việc sử dụng Seaway Bill (mà không tốn phí) có thể nhanh chóng và tiết kiệm hơn nhiều.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Surrender Bill là gì. Hy vọng qua bài viết trên, các bạn đã có cho mình đáp án về loại bill này. Nếu có nhu cầu vận chuyển hàng hóa về Việt Nam, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp ngay hôm nay.