Những lưu ý khi lập Packing List để tránh sai sót trong XNK

Những lưu ý khi lập Packing List là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa hiệu quả, hỗ trợ vận chuyển và đảm bảo thủ tục hải quan diễn ra thuận lợi.

Nếu Packing List có sai sót, doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề như bị từ chối thông quan, phát sinh chi phí bổ sung hoặc tranh chấp với đối tác. Vì vậy, cần đặc biệt cẩn trọng khi lập chứng từ này để tránh rủi ro không đáng có.

Một Packing List chính xác giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, đảm bảo hàng hóa được kiểm soát đúng số lượng, trọng lượng và quy cách đóng gói. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết những sai sót thường gặp và hướng dẫn cách lập Packing List đúng chuẩn để doanh nghiệp có thể áp dụng trong thực tế.

Đảm bảo thông tin trên Packing List khớp với Invoice và các chứng từ khác

Packing List luôn đi kèm với các chứng từ quan trọng khác như Invoice (Hóa đơn thương mại), Bill of Lading (Vận đơn), Hợp đồng mua bán (Contract), Certificate of Origin (C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ). Nếu thông tin trên Packing List không thống nhất với các tài liệu này, hàng hóa có thể bị giữ lại tại cảng hoặc bị từ chối thông quan.

Những thông tin cần kiểm tra để đảm bảo khớp nhau:

  • Tên hàng hóa: Phải giống với Invoice, tránh sử dụng thuật ngữ khác gây nhầm lẫn.
  • Số lượng: Số lượng trên Packing List phải đúng với hóa đơn thương mại và hợp đồng mua bán.
  • Trọng lượng: Bao gồm trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng tổng (Gross Weight), cần đảm bảo chính xác với Invoice và vận đơn.
  • Quy cách đóng gói: Nếu Invoice ghi hàng đóng trong thùng carton nhưng Packing List ghi là pallet gỗ, có thể gây nhầm lẫn khi kiểm tra thực tế.
  • Số lượng kiện hàng: Nếu số lượng kiện trên Packing List không khớp với vận đơn, hàng có thể bị giữ lại tại cảng để kiểm tra bổ sung.

Ví dụ thực tế:

Một công ty xuất khẩu nội thất gỗ từ Việt Nam sang EU, trong Invoice ghi 100 bộ bàn ghế, nhưng trên Packing List lại ghi 90 kiện hàng mà không có giải thích rõ ràng. Hải quan có thể yêu cầu kiểm tra lại, gây chậm trễ thời gian thông quan và phát sinh chi phí lưu kho.

Cách phòng tránh:

  • Kiểm tra chéo (cross-check) thông tin giữa Packing List và Invoice trước khi gửi cho hãng tàu hoặc hãng bay.
  • Sử dụng mẫu Packing List tiêu chuẩn để tránh thiếu sót thông tin.
  • Xác nhận chứng từ trước khi phát hành để tránh lỗi đánh máy hoặc nhầm lẫn số liệu.

Kiểm tra kỹ số lượng, đơn vị tính và trọng lượng kiện hàng

Sai sót về số lượng, đơn vị tính hoặc trọng lượng có thể dẫn đến phát sinh chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu hoặc tranh chấp khi nhận hàng.Các lỗi thường gặp khi ghi số lượng và đơn vị tính trên Packing List:

  • Sai đơn vị tính: Ví dụ, hàng hóa được bán theo đơn vị kg, nhưng trên Packing List lại ghi theo đơn vị lbs (pound) có thể gây nhầm lẫn khi tính toán vận chuyển.
  • Sai số lượng kiện: Nếu Packing List ghi số lượng kiện thấp hơn thực tế, có thể gây khó khăn khi đối chiếu với vận đơn.
  • Sai trọng lượng: Nếu trọng lượng thực tế cao hơn mức đã khai báo, hãng tàu có thể tính phí vận chuyển cao hơn dự kiến.
  • Không tính cả bao bì vào trọng lượng tổng: Trọng lượng tổng (Gross Weight) bao gồm cả trọng lượng hàng hóa và trọng lượng bao bì, nếu chỉ ghi trọng lượng hàng mà không tính bao bì, có thể gây sai sót khi vận chuyển.

Ví dụ thực tế:

Một công ty xuất khẩu hạt điều sang Mỹ, trọng lượng trên Packing List ghi 10 tấn, nhưng khi kiểm tra thực tế tại cảng, hải quan đo lại và phát hiện trọng lượng thực là 10,2 tấn. Điều này khiến doanh nghiệp phải bổ sung phí vận tải và thuế nhập khẩu, làm ảnh hưởng đến chi phí và thời gian giao hàng.

Cách phòng tránh:

  • Luôn đo lường trọng lượng thực tế của hàng hóa sau khi đóng gói, không chỉ dựa trên ước tính.
  • Ghi chính xác đơn vị đo lường, nếu sử dụng hệ mét (kg, cm, m³) thì phải nhất quán trên tất cả chứng từ.
  • Cộng cả trọng lượng bao bì vào Gross Weight để tránh sai sót khi vận chuyển.

Đối chiếu Packing List với hợp đồng mua bán để tránh thiếu sót

Packing List phải phản ánh chính xác nội dung của hợp đồng mua bán, nếu có sai lệch, người mua có thể khiếu nại hoặc từ chối nhận hàng.

Những điểm cần đối chiếu giữa Packing List và hợp đồng:

  • Mô tả hàng hóa: Đảm bảo tên hàng, mã hàng, kích thước và quy cách đúng theo hợp đồng.
  • Số lượng hàng hóa: Số lượng từng mặt hàng phải khớp với hợp đồng.
  • Điều kiện giao hàng (Incoterms): Ví dụ, nếu hợp đồng ghi FOB Hải Phòng, nhưng Packing List ghi CIF New York, có thể gây tranh cãi về trách nhiệm chi phí vận chuyển.
  • Phương thức vận chuyển: Đảm bảo phương thức giao hàng khớp với thỏa thuận trong hợp đồng (đường biển, đường hàng không, đường bộ).
  • Thời gian giao hàng: Packing List nên thể hiện ngày giao hàng đúng với hợp đồng để tránh tranh chấp về chậm trễ giao hàng.

Ví dụ thực tế: 

Một doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hải sản đông lạnh sang Hàn Quốc. Theo hợp đồng, họ phải giao 5 tấn tôm đông lạnh size 30 con/kg. Tuy nhiên, trên Packing List lại ghi size 40 con/kg, điều này khiến đối tác khiếu nại vì họ đặt hàng theo tiêu chuẩn khác. Hậu quả là hàng bị từ chối nhập khẩu, gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp xuất khẩu.

Cách phòng tránh:

  • Luôn kiểm tra hợp đồng mua bán trước khi lập Packing List.
  • Đối chiếu kỹ thông tin sản phẩm giữa Packing List, Invoice và hợp đồng.
  • Trao đổi với khách hàng trước khi phát hành Packing List chính thức, đặc biệt khi có điều kiện đặc biệt về hàng hóa.

Lời kết

Packing List là một chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, và việc lập chính xác giúp tránh được nhiều rủi ro như chậm trễ thông quan, phát sinh phí vận chuyển hoặc tranh chấp hợp đồng. Khi lập Packing List, doanh nghiệp cần đảm bảo tính thống nhất với Invoice và các chứng từ khác, kiểm tra kỹ số lượng, đơn vị tính, trọng lượng kiện hàng và đối chiếu với hợp đồng mua bán.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ những lưu ý khi lập Packing List để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và tránh các rủi ro không mong muốn.


New! Comments

Have your say about what you just read! Leave me a comment in the box below.