Chuyển khẩu hàng hóa: Khái niệm và những điều cần biết trước khi thực hiện

Bạn đang tìm hiểu về chuyển khẩu hàng hóa để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh quốc tế? Hoặc có thể là bạn nghe đối tác nhắc tới “hàng chuyển khẩu” trên hợp đồng mà chưa rõ đó là hình thức gì?

Dù bạn đang ở vai trò doanh nghiệp nhập khẩu, xuất khẩu hay là người mới chập chững bước vào lĩnh vực logistics, việc hiểu rõ chuyển khẩu hàng hóa là gì sẽ giúp bạn tránh được không ít rủi ro, đặc biệt là trong khâu vận chuyển và khai báo hải quan.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những nội dung nền tảng liên quan đến chuyển khẩu hàng hóa, bao gồm khái niệm, quy trình thực hiện và những lưu ý cần ghi nhớ. Thông tin này dựa trên kinh nghiệm thực tiễn của tôi khi hỗ trợ khách hàng khai báo hải quan và xử lý các lô hàng dạng chuyển khẩu tại cảng.

Bắt đầu từ khái niệm cơ bản nhé.

Chuyển khẩu hàng hóa là gì?

Để hiểu về chuyển khẩu hàng hóa, trước tiên, ta cần làm rõ đặc điểm “có mà như không” của hình thức này — hàng tồn tại trên hồ sơ, nhưng không thực sự đi vào xuyên suốt lãnh thổ của quốc gia trung gian.

Ví dụ dễ hình dung: Một doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng bán hàng cho đối tác tại Lào, nhưng thay vì xuất hàng từ Việt Nam, họ đặt mua hàng từ Trung Quốc và từ đó hàng đi thẳng sang Lào, trung chuyển qua cửa khẩu Việt Nam. Hàng này không nhập khẩu về Việt Nam, mà được gọi là hàng chuyển khẩu.

Các hình thức chuyển khẩu phổ biến:

1. Vận chuyển thẳng không qua Việt Nam: Hàng hóa được vận chuyển thẳng từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu mà không qua cửa khẩu Việt Nam. Hình thức này không cần thực hiện thủ tục nhập khẩu hoặc xuất khẩu tại Việt Nam.
2. Vận chuyển qua Việt Nam không làm thủ tục: Hàng hóa được vận chuyển từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu có qua cửa khẩu Việt Nam nhưng không làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam và không làm thủ tục xuất khẩu ra khỏi Việt Nam, chỉ làm thủ tục giám sát hải quan.
3. Vận chuyển qua Việt Nam và đưa vào kho ngoại quan: Hàng hóa được vận chuyển qua cửa khẩu Việt Nam và đưa vào kho ngoại quan hoặc khu vực trung chuyển hàng hóa tại các cảng, không làm thủ tục nhập khẩu hoặc xuất khẩu.

Điểm đặc biệt là chuyển khẩu hàng hóa không phải thực hiện thủ tục nhập khẩu tại quốc gia trung chuyển. Dù hàng có thể "chạm" đến kho bãi, cảng biển hoặc thậm chí phải làm thủ tục trung chuyển tại cửa khẩu, hoặc thủ tục giám sát hải quan, nhưng về pháp lý, hàng không vào lưu thông trong nước.

Chuyển khẩu khác gì tạm nhập tái xuất?

Nhiều người mới thường nhầm lẫn giữa chuyển khẩu và tạm nhập tái xuất, vì đều là hàng đi qua quốc gia trung gian. Tuy nhiên, hai hình thức này khác nhau ở điểm cốt lõi là:

• Tạm nhập tái xuất: Hàng được nhập khẩu tạm thời vào nội địa, lưu kho một thời gian, sau đó tái xuất đi nước khác, có khai chi tiết với hải quan và thường chịu sự quản lý của nhiều cơ quan.
• Chuyển khẩu: Hàng không nhập nội, chỉ trung chuyển và đi tiếp.

Khi nào nên sử dụng chuyển khẩu?

• Khi doanh nghiệp đóng vai trò như một thương nhân trung gian (mua hàng từ một nước và bán cho nước khác, không đưa hàng về nước mình).
• Khi cần tận dụng lợi thế về vị trí địa lý, hoặc các chính sách thuận lợi tại quốc gia trung gian.
• Khi muốn tối ưu chi phí vận tải (ví dụ, đưa hàng đến cảng gần nhất rồi gửi thẳng tới bên mua).

Việc hiểu đúng và vận dụng chính xác hình thức chuyển khẩu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về thuế quan, thủ tục hải quan cũng như tuân thủ đúng quy định pháp lý quốc tế và trong nước.

Tiếp theo, tôi sẽ phân tích chi tiết quy trình chuyển khẩu hàng hóa, để bạn dễ hình dung những bước cần thực hiện trong thực tế.

Quy trình chuyển khẩu hàng hóa cơ bản

Vậy là bạn đã nắm được khái niệm “chuyển khẩu hàng hóa” là gì rồi đúng không? Vậy tiếp theo, quy trình thực tế để làm chuyển khẩu thì diễn ra như thế nào? Liệu có rắc rối hay phải chuẩn bị những gì đặc biệt không? Bởi vì bản chất đây không phải là hình thức nhập – xuất thông thường, nên quy trình cũng có vài điểm khác biệt mà chủ hàng nên lưu ý ngay từ đầu.

Tôi sẽ chia sẻ các bước một cách dễ hiểu nhất — dựa trên những dự án khách hàng mà chúng tôi từng xử lý, để bạn hình dung được toàn cảnh khi triển khai một lô hàng chuyển khẩu.

Và đây là quy trình cơ bản:

Bước 1: Ký kết hợp đồng mua bán quốc tế

Bạn sẽ ký hai hợp đồng:

• Hợp đồng mua: với nhà cung cấp ở nước xuất xứ (ví dụ: Trung Quốc)
• Hợp đồng bán: với khách hàng ở nước nhập khẩu cuối cùng (ví dụ: Campuchia)

Thông thường, các hợp đồng sẽ điều chỉnh điều kiện giao hàng (Incoterms), hình thức thanh toán, lộ trình vận chuyển, trách nhiệm liên quan đến thủ tục xuất nhập, và chi phí phát sinh.

Ở giai đoạn này, bạn cần chuẩn bị kỹ bộ chứng từ đi kèm theo từng hợp đồng để đảm bảo ăn khớp khi làm thủ tục hải quan.

Bước 2: Xác định cảng trung chuyển và hãng vận tải

Đây là bước rất “chiến lược”. Tùy theo lộ trình, bạn sẽ chọn địa điểm và hình thức trung chuyển phù hợp:

• Nếu đi đường biển: hàng về cảng biển tại Việt Nam như Cát Lái, Hải Phòng, hoặc Cái Mép
• Nếu bằng đường bộ: hàng thường vào cửa khẩu biên giới như Mộc Bài, Hữu Nghị...

Sau đó, phối hợp lịch trình với hãng tàu hoặc đơn vị logistics để đảm bảo hàng được vận chuyển qua lãnh thổ Việt Nam một cách hợp pháp, đúng thời gian và không bị lưu kho quá lâu (dễ phát sinh phí).

Bước 3: Khai báo hải quan chuyển khẩu

Mặc dù hàng không tiêu dùng trong nước, nhưng nếu đi qua lãnh thổ Việt Nam, vẫn phải làm thủ tục kiểm tra giám sát hải quan với cơ quan Hải quan Việt Nam. Bạn sẽ khai báo và cung cấp hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị chuyển khẩu hàng hóa (theo mẫu)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Hợp đồng mua – bán (cả hai chiều)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Các giấy tờ khác tùy theo loại hàng (chứng nhận xuất xứ, kiểm dịch…)

Cơ quan hải quan không đánh thuế với hàng chuyển khẩu, nhưng việc khai báo vẫn cần chính xác từng chi tiết. Nếu khai sai, có thể bị giữ hàng tại cảng và xử phạt hành chính.

Bước 4: Vận chuyển sang nước thứ ba

Sau khi làm xong thủ tục giám sát hải quan, và lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu, bạn phối hợp với đối tác vận tải để đưa hàng đi tiếp — ra khỏi lãnh thổ Việt Nam sang nước đích.

Đôi khi, chủ hàng muốn thay container, dán nhãn mới tại kho CFS hoặc ICD – lúc này sẽ là thủ tục trung chuyển phức tạp hơn, nhưng vẫn xử lý được nếu làm đúng quy trình. Trường hợp này, bạn cần tham vấn với cơ quan hải quan và đơn vị tư vấn dịch vụ trước khi tiến hành.

Trên đây là quy trình cơ bản cho một lô hàng chuyển khẩu, từ lúc mua vào đến khi “ra cửa” Việt Nam. Nhưng từng bước vẫn còn nhiều điểm cần lưu ý về thời gian lưu hàng, cước vận chuyển quốc tế, rủi ro về giấy tờ… Chúng ta sẽ tiếp tục bàn kỹ hơn ở phần sau.

Những lưu ý quan trọng khi chuyển khẩu hàng hóa

Sau khi đã nắm được khái niệm và quy trình chuyển khẩu hàng hóa, thì phần quan trọng không kém chính là những lưu ý trong quá trình thực hiện. Thực tế, chuyển khẩu tuy không phức tạp như các loại hình xuất nhập khẩu khác, nhưng vẫn có những điểm dễ gây nhầm lẫn hoặc bị “vấp” nếu bạn không để ý kỹ các chi tiết dưới đây.

1. Ranh giới giữa chuyển khẩu và tạm nhập tái xuất

Đây là lỗi mà nhiều chủ hàng mới hay gặp. Chuyển khẩu là hàng không tham gia vào thị trường nội địa, không lưu kho hải quan tại Việt Nam, và không làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam. Còn tạm nhập tái xuất thì khác: hàng hóa được đưa vào nội địa nhưng có thời gian lưu kho, lưu bãi, sau đó làm thủ tục xuất đi.

Không ít trường hợp doanh nghiệp vì nhầm giữa hai loại hình này mà khai sai từ đầu, khiến phải làm công văn điều chỉnh, ảnh hưởng tiến độ xuất hàng.

2. Không được phép chia tách, gia công, sơ chế hàng hóa

Một nguyên tắc “bất di bất dịch” trong chuyển khẩu là hàng hóa phải được giữ nguyên trạng trong suốt quá trình lưu thông qua lãnh thổ Việt Nam. Bạn chỉ được phép đổi phương tiện vận tải, kho chuyển tải, hoặc dừng lại tạm thời tại cảng. Tuyệt đối không được phép tháo kiện, chia nhỏ, hay sơ chế lại hàng hóa trong quá trình chuyển tiếp.

Nếu bị phát hiện, cơ quan hải quan có quyền từ chối cho phép chuyển khẩu, hoặc yêu cầu xử phạt hành chính, làm khó cho doanh nghiệp.

3. Cần có chứng từ ngoại thương rõ ràng giữa bên xuất và bên nhập

Trong nghiệp vụ chuyển khẩu, bạn cần có tối thiểu các chứng từ như: hợp đồng ngoại thương giữa người bán (nước xuất khẩu) và người mua (nước nhập khẩu); vận đơn thể hiện rõ cảng đi - cảng đến; hóa đơn thương mại, và các giấy tờ cần thiết khác.

Chứng từ minh bạch sẽ giúp bạn làm việc dễ dàng hơn với các bên liên quan như hải quan, hãng tàu, và đơn vị logistics. Ngược lại, nếu lô hàng không có thông tin rõ ràng hoặc bị nghi ngờ là hàng né thuế, rất dễ bị kiểm tra hoặc thậm chí “treo” tại cảng.

4. Phối hợp hiệu quả với bên cung cấp dịch vụ logistics

Trong loại hình chuyển khẩu, việc phối hợp giữa chủ hàng và đơn vị logistics đóng vai trò then chốt. Vì hàng không “đi qua tay” doanh nghiệp nội địa, mà di chuyển suốt tuyến dựa trên các booking vận tải quốc tế và thủ tục quá cảnh.

Tôi từng gặp một trường hợp, do phía chủ hàng không cập nhật thời gian xuống tàu tại cảng trung chuyển ở Singapore, khiến hàng nằm lại gần một tuần, phát sinh phí lưu kho ngoài ý muốn. Chỉ vì một email “quên gửi” mà cả kế hoạch ngưng trệ.

Vậy nên, hãy giữ liên lạc thường xuyên với đơn vị vận chuyển, cập nhật lịch trình, và xử lý nhanh các tình huống phát sinh.

Chuyển khẩu nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng lại đòi hỏi sự chính xác trong từng bước, từng chứng từ. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng nhìn lại quy trình chuẩn khi thực hiện chuyển khẩu hàng hóa, từ đặt booking cho đến khi hàng rời khỏi Việt Nam.

Lời kết

Chuyển khẩu hàng hóa là một hình thức đặc biệt trong thương mại quốc tế, cho phép doanh nghiệp mua bán hàng hóa dưới dạng "quá cảnh" qua một quốc gia thứ ba. Việc nắm rõ khái niệm và từng bước trong quy trình chuyển khẩu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch logistics và tránh những rủi ro không đáng có.

Dù là nghiệp vụ khá phổ biến trong xuất nhập khẩu, nhưng chuyển khẩu hàng hóa lại đòi hỏi sự cẩn trọng ở từng khâu – từ chứng từ, hợp đồng đến quá trình vận chuyển. Nếu bạn đang có kế hoạch kinh doanh theo hình thức này, hãy chuẩn bị kỹ lượng thông tin, và đừng ngại tìm đến đơn vị có kinh nghiệm để được tư vấn chính xác.