Hướng dẫn cách lập Packing List chính xác trong XNK

Cách lập Packing List đúng chuẩn là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, hỗ trợ vận chuyển và đảm bảo thủ tục hải quan diễn ra thuận lợi. 

Packing List không chỉ cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, quy cách đóng gói và trọng lượng kiện hàng, mà còn giúp tránh sai sót trong quá trình giao nhận và thanh toán quốc tế.

Vậy Packing List gồm những nội dung gì và làm thế nào để lập Packing List chính xác? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Packing List là gì?

Packing List (Danh sách đóng gói) là một chứng từ mô tả chi tiết từng kiện hàng trong một lô hàng xuất nhập khẩu. Nó bao gồm thông tin về số lượng, quy cách đóng gói, trọng lượng, thể tích và cách sắp xếp hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

>> Tìm hiểu chi tiết Packing List là gì tại đây

Packing List thường đi kèm với Invoice (Hóa đơn thương mại), Bill of Lading (Vận đơn) và các chứng từ khác trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu để hỗ trợ kiểm tra, vận chuyển và làm thủ tục hải quan.

Hướng dẫn lập Packing List chi tiết

Để lập P/L chi tiết, thường qua 3 bước chính như sau:

Bước 1: Xác định thông tin cần có

Packing List cần đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin quan trọng để phục vụ quá trình vận chuyển và kiểm tra hàng hóa. Dưới đây là các nội dung chính cần có trong Packing List:

Thông tin về người gửi và người nhận hàng

  • Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại.
  • Người nhận hàng (Consignee): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại.
  • Bên thông báo (Notify Party - nếu có): Công ty giao nhận hoặc đại lý vận chuyển.

Thông tin chi tiết về hàng hóa

  • Tên hàng hóa: Ghi rõ theo hợp đồng mua bán.
  • Mã hàng (SKU, Part Number hoặc HS Code - nếu có).
  • Số lượng: Ghi chính xác số lượng hàng của từng loại sản phẩm.
  • Trọng lượng: Bao gồm trọng lượng tịnh (Net weight) và trọng lượng tổng (Gross weight).
  • Thể tích hàng hóa: Quan trọng trong tính toán vận chuyển, đặc biệt khi hàng được xếp trong container hoặc vận tải hàng không.

Ví dụ bảng thông tin hàng hóa trên Packing List (dịch ra tiếng Việt) của 1 lô hàng như sau:

STT Tên hàng hóa Mã hàng Quy cách đóng gói Số lượng Trọng lượng tổng (kg) Thể tích (CBM)
1 Cà phê hạt Arabica CF-001 10kg/bao 500 bao 5.200 45.0
2 Cà phê hạt Robusta CF-002 20kg/bao 300 bao 6.500 55.0

Quy cách đóng gói hàng hóa

  • Loại bao bì: Carton, kiện gỗ, thùng kim loại, pallet, v.v.
  • Số lượng kiện hàng: Tổng số lượng kiện, thùng, bao tải, v.v.
  • Vật liệu đóng gói: Gỗ, nhựa, bìa carton, v.v.
  • Hướng dẫn đặc biệt: Hàng dễ vỡ, cần bảo quản lạnh, không được xếp chồng, v.v.

Phương thức vận chuyển và thông tin tham chiếu

  • Loại hình vận chuyển: Đường biển, hàng không, đường bộ.
  • Số vận đơn (B/L hoặc AWB - nếu có).
  • Điều kiện giao hàng (Incoterms) như FOB, CIF, EXW, v.v.
  • Số hợp đồng, số hóa đơn thương mại (Invoice) để đối chiếu.

Bước 2: Trình bày theo tiêu chuẩn

Packing List cần được trình bày theo định dạng dễ đọc, dễ kiểm tra, thường sử dụng Excel hoặc Word để tiện chỉnh sửa.

Nguyên tắc trình bày chuẩn:

  • Sử dụng bảng biểu rõ ràng: Các thông tin số lượng, trọng lượng, thể tích nên trình bày dạng bảng để dễ đối chiếu.
  • Không sử dụng thuật ngữ khó hiểu: Cố gắng sử dụng thuật ngữ phổ biến trong thương mại quốc tế.
  • Sử dụng đơn vị đo lường thống nhất: Hệ mét (kg, cm, m³) hoặc hệ imperial (lbs, inch) nhưng phải nhất quán trên tất cả chứng từ.
Packing List - Phiếu đóng gói

Bước 3: Kiểm tra và xác nhận trước khi gửi

Trước khi gửi Packing List cho đối tác hoặc nộp cho hãng tàu, cần kiểm tra kỹ tính chính xác và nhất quán của chứng từ. Dưới đây là các bước kiểm tra Packing List:

Kiểm tra thông tin khớp với Invoice và chứng từ khác

  • Đảm bảo Packing List có cùng số lượng, trọng lượng với Invoice và vận đơn (Bill of Lading).
  • Kiểm tra lại mô tả hàng hóa, số kiện hàng và đơn vị tính.

Kiểm tra quy cách đóng gói và trọng lượng

  • Đối chiếu với thực tế để tránh sai sót khi làm thủ tục hải quan.
  • Đảm bảo Gross Weight bao gồm cả bao bì, tránh chênh lệch trọng lượng gây phát sinh phí vận chuyển.

Kiểm tra thông tin vận chuyển và điều kiện giao hàng

  • Đảm bảo Packing List có đầy đủ cảng đi, cảng đến, phương thức vận chuyển, số vận đơn.
  • Xác nhận điều kiện giao hàng khớp với hợp đồng mua bán.

Ví dụ thực tế:

Một công ty xuất khẩu dệt may sang châu Âu kiểm tra lại Packing List và phát hiện số lượng kiện hàng bị thiếu 50 thùng so với hợp đồng. Nếu không phát hiện sớm, có thể gây tranh chấp với khách hàng và chậm trễ thanh toán.

Lưu ý khi lập Packing List để tránh sai sót

Packing List đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa, hỗ trợ vận chuyển và thông quan. Tuy nhiên, nếu không được lập chính xác, doanh nghiệp có thể gặp phải rủi ro bị từ chối thông quan, phát sinh chi phí bổ sung hoặc tranh chấp với đối tác. Vì vậy, cần đảm bảo Packing List khớp với Commercial Invoice và các chứng từ khác, kiểm tra kỹ số lượng, đơn vị tính, trọng lượng kiện hàng và luôn đối chiếu với hợp đồng mua bán trước khi phát hành chính thức.

Dưới đây là 1 số điểm cần lưu ý khi lập P/L:

Lưu ý quan trọng Rủi ro nếu sai sót Cách phòng tránh
Khớp với Invoice và chứng từ khác Hải quan từ chối thông quan, tranh chấp với đối tác Kiểm tra chéo tất cả chứng từ trước khi gửi
Kiểm tra kỹ số lượng, đơn vị tính, trọng lượng Phát sinh phí vận chuyển, bị phạt vì sai số lượng Đo lường chính xác, sử dụng đơn vị đo lường nhất quán
Đối chiếu với hợp đồng mua bán Hàng bị từ chối, mất uy tín với đối tác So sánh Packing List với hợp đồng trước khi gửi

Lời kết

Packing List là một chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Để đảm bảo Packing List được lập đúng chuẩn, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ thông tin về hàng hóa, kiểm tra kỹ số lượng, đơn vị tính và quy cách đóng gói, đồng thời đối chiếu với Invoice, hợp đồng mua bán và vận đơn trước khi gửi đi. Việc tuân thủ những nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp, đảm bảo giao hàng đúng hẹn và tránh các phát sinh không mong muốn.

Hy vọng bài viết này cung cấp cho bạn những hướng dẫn chi tiết về cách lập Packing List chính xác. Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu Packing List hoặc cần hỗ trợ về thủ tục xuất nhập khẩu, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia để được tư vấn kịp thời!



New! Comments

Have your say about what you just read! Leave me a comment in the box below.