Kiểm đếm hàng hóa – Việc tưởng nhỏ nhưng không thể xem nhẹ

Trong chuỗi hoạt động logistics và xuất nhập khẩu, kiểm đếm hàng hóa là một mắt xích tưởng chừng đơn giản nhưng khá quan trọng. Cho dù bạn là chủ shop bán hàng online, giám đốc doanh nghiệp thương mại hay người quản lý vận hành kho hàng lớn, thì việc kiểm đếm chính xác luôn là yếu tố sống còn để tránh thất thoát, xử lý tranh chấp hoặc kiểm soát tồn kho một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp mới bước chân vào ngành vẫn chưa nhận thức hết vai trò của công việc này. Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn: kiểm đếm hàng hóa là gì, tại sao phải làm và quy trình thực hiện cụ thể ra sao.

Kiểm đếm hàng hóa là gì?

Khái niệm tưởng đâu… rất bình thường, nhưng nếu hiểu sai thì cũng khá dễ "dính đòn" tổn thất lắm đấy!

Ngắn gọn là: hàng về – đếm, hàng xuất – đếm, tồn kho – càng phải đếm. Nhưng đếm thế nào cho đúng, cho đủ, cho không sai sót và có thể truy xuất biên bản sau cả tháng trời? Đấy mới là vấn đề.

Thực tế, nhiều người mới làm vận hành khai thác kho thường nghĩ: “Có phần mềm, có mã vạch rồi, cần gì kiểm đếm thủ công?”. Nhưng nếu đã làm vận hành hàng ngày với thời gian đủ lâu, bạn sẽ hiểu – dữ liệu máy tính chỉ chuẩn khi dữ liệu đầu vào chính xác. Và khâu đó nằm ở việc kiểm đếm thực tế.

Tôi từng gặp trường hợp một doanh nghiệp nhập 3 thùng thiết bị từ nước ngoài, nhưng chỉ nhận được 2 thùng tại cảng. Thế nhưng biên bản giao nhận lại ghi “3/3, nguyên đai - nguyên kiện”. Cuối cùng, sau khi rà soát lại hình ảnh, biên nhận giao hàng và đặc biệt là biên bản kiểm đếm tại hiện trường giao nhận, mới xác định được trách nhiệm thuộc về bên vận tải trung gian chứ không phải lỗi hãng tàu. Nhờ vậy, doanh nghiệp được bồi thường đúng, không mất oan một thùng hàng trị giá hơn 5.000 đô.

Vì vậy, kiểm đếm không đơn thuần là “đếm cho xong”, mà là hoạt động nghiệp vụ có hệ thống, có biểu mẫu, có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Dù là doanh nghiệp lớn với phần mềm quản lý kho hiện đại, hay đơn vị nhỏ đang đếm và ghi bằng sổ tay, thì các yếu tố như đối chiếu với tài liệu gốc, lập biên bản, có đủ chữ ký xác nhận, và lưu lại hồ sơ rõ ràng luôn là yêu cầu không thể bỏ qua.

Một số hình thức kiểm đếm bạn sẽ thường gặp trong ngành:

• Kiểm đếm lúc nhập hàng: Đối chiếu giữa biên bản giao hàng và số lượng thực tế nhận được.
• Kiểm đếm lúc xuất hàng: Đảm bảo xuất đúng mặt hàng, đúng số lượng như yêu cầu.
• Kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất: So khớp số tồn kho thực tế với sổ sách.

Tùy từng loại kiểm đếm mà cách làm và biểu mẫu sẽ có sự khác biệt. Nhưng trên hết, mục tiêu cuối cùng luôn là minh bạch hàng hóa – kiểm soát rủi ro – bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.

Vậy, tại sao phải kiểm đếm hàng hóa định kỳ dù không nhập hay xuất gì thêm? Ở phần tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ lý do khiến kiểm kê định kỳ trở thành “tấm khiên” bảo vệ doanh nghiệp trong cả vận hành lẫn pháp lý.

Tại sao cần kiểm đếm hàng hóa định kỳ?

Khi bạn đã nhập một lô hàng về kho, có thể bạn nghĩ rằng: “Ồ, mọi thứ lưu trên hệ thống rồi, cần gì kiểm lại nữa?”. Nhưng thực tế thì... không đơn giản vậy đâu. Ngay cả khi bạn có phần mềm quản lý kho xịn sò, có mã vạch quét tự động, thì vẫn nên có lịch kiểm đếm định kỳ hàng hóa.

Vì sao ư? Đây là một việc tưởng chừng nhàm chán và tốn thời gian, nhưng lại quan trọng không kém gì việc bán được hàng. Hãy cùng tôi phân tích lý do tại sao doanh nghiệp (nhất là doanh nghiệp xuất nhập khẩu) thực sự cần kiểm đếm hàng hóa định kỳ.

Như trên đã nói, kiểm đếm hàng hóa định kỳ có thể hiểu đơn giản là việc tiến hành kiểm tra, đối chiếu tồn kho thực tế với số lượng trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý theo một khoảng thời gian cố định, ví dụ: hàng tháng, hàng quý, hay 1-2 lần/năm tùy theo quy mô và tính chất hàng hóa.

Tránh chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách

Đây là lý do đầu tiên và cũng là phổ biến nhất. Dù hệ thống của bạn đã được đồng bộ, nhưng vẫn có khả năng phát sinh sự chênh lệch giữa số lượng hàng thực tế trong kho và số liệu trên phần mềm. Lỗi này có thể đến từ nhiều nguyên nhân: thao tác nhập/xuất sai, thất thoát hàng, nhầm lẫn trong kiểm kê ban đầu, hoặc do phần mềm không cập nhật đúng thời điểm.

Trong một lần hỗ trợ kiểm kê cho khách hàng của tôi tại kho Cát Lái, bên chủ hàng phát hiện số lượng thực tế thiếu tới hơn 20 thùng hàng so với báo cáo hệ thống. Sau khi rà soát lại, mới biết do nhân sự kho "quên" bấm nút cập nhật sau khi trả lại hàng bị lỗi từ đơn trước. Nếu không kiểm đếm định kỳ, số chênh lệch này sẽ còn bị "quên" lâu dài và có thể gây thiệt hại khi kiểm tra cuối năm.

Hạn chế thất thoát và mất mát

Có những trường hợp thất thoát không rõ nguyên nhân – kiểu "mỗi lần mất một ít", cộng dồn thành con số không hề nhỏ. Nếu bạn chỉ kiểm kê 1 lần/năm thì rủi ro bị thiệt hại do mất mát là rất cao. Chưa kể, việc kiểm đếm thường xuyên còn tạo tác động tâm lý tốt để nhân sự kho cẩn thận hơn, vì biết rằng sẽ có kiểm tra định kỳ.

Phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và kiểm toán

Doanh nghiệp bạn có thể cần kiểm toán cuối năm?

Nếu vậy, bạn sẽ buộc phải có số liệu kiểm kê kho đáng tin cậy để đối chiếu. Những doanh nghiệp thuộc chuỗi cung ứng toàn cầu hoặc xuất khẩu sang các thị trường như Mỹ, EU... thì yếu tố “kho vận minh bạch” càng quan trọng. Việc kiểm đếm định kỳ giúp cả nội bộ và đối tác yên tâm về chất lượng quản lý hàng hóa.

Phát hiện sớm hàng hóa hư hỏng, hết hạn

Không chỉ riêng thực phẩm hay hóa chất mới cần lưu ý đâu nhé. Ngay cả với thiết bị điện tử, phụ tùng, hàng thời trang... cũng có tình trạng mốc, hỏng, hoặc lỗi kỹ thuật sau thời gian tồn kho dài. Qua các lần kiểm đếm định kỳ, bạn có thể phát hiện các vấn đề này sớm để xử lý kịp thời, hạn chế tổn thất và chủ động điều chuyển hàng hoá.

Việc kiểm đếm định kỳ, vì thế, không chỉ là kiểm tra số lượng, mà còn là lúc để rà soát chất lượng hàng tồn một cách hiệu quả.

—

Trên đây là những lý do quan trọng khiến doanh nghiệp không thể xem nhẹ việc kiểm đếm hàng hóa định kỳ. Vậy nếu phải thực hiện việc này, bạn nên bắt đầu từ đâu? Mời bạn tiếp tục đọc phần tiếp theo để nắm được quy trình kiểm đếm hàng hóa sao cho hiệu quả và tối ưu thời gian.

Quy trình kiểm đếm hàng hóa

Sau khi đã hiểu khái niệm kiểm đếm hàng hóa là gì, cũng như lý do vì sao việc này lại cần thiết trong quá trình vận hành kho bãi và xuất nhập khẩu, giờ là lúc đi vào phần quan trọng: Quy trình kiểm đếm hàng hóa cần thực hiện thế nào cho đúng?

Tôi biết, nhiều bạn khi vừa mới vào lĩnh vực logistics thường không hình dung được quy trình cụ thể ra sao. Có bạn từng hỏi tôi: “Chỉ là đếm hàng thôi, có cần chú trọng thế không?” Nhưng thực tế thì, nếu bạn không có một quy trình kiểm đếm bài bản, rủi ro thiếu – thừa, sai số hoặc mất mát hàng hóa là điều rất dễ xảy ra. Mà mỗi lần phát sinh lỗi như vậy, hậu quả kéo theo không chỉ là chi phí, mà còn là mất uy tín với khách hàng, thậm chí nếu tổn thất lớn có thể bị phạt hợp đồng.

Vậy, một quy trình kiểm đếm bài bản nên gồm những bước nào?

1. Chuẩn bị trước khi kiểm đếm

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng bạn nên biết rằng, bước chuẩn bị này quyết định tới 50% độ chính xác của toàn bộ kiểm đếm.

• In danh mục hàng cần kiểm (thường từ mã SKU hoặc danh sách hàng trong phần mềm).
• Chuẩn bị phiếu kiểm đếm, máy quét mã vạch hoặc thiết bị cầm tay.
• Sắp xếp khu vực kiểm đếm: rõ ràng, sạch sẽ, tránh nhầm lẫn.
• Phân công nhân sự kiểm đếm, rõ trách nhiệm từng người.

Có lần công ty khách hàng bên tôi làm kiểm kê định kỳ mà quên không khóa hệ thống quản lý kho. Trong khi nhóm đang kiểm, thì hàng vẫn được xuất ra. Đến phút cuối, số liệu sai lệch hoàn toàn… Thế là phải làm lại từ đầu, mất thêm gần 1 ngày. Một bài học đáng nhớ!

2. Tiến hành kiểm đếm hàng hóa

Ở bước này, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành:

• Đối chiếu thực tế số lượng hàng với dữ liệu hệ thống.
• Kiểm tra tình trạng, bao bì hàng hóa (xem có hư hỏng, ẩm mốc hay không).
• Đánh dấu hoặc niêm phong khu vực đã kiểm xong để tránh trùng lặp.

Quét mã barcode

Kiểm đếm không chỉ là “đếm cho đủ”, mà còn giúp phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh như hàng quá hạn, hao hụt, hoặc sai lệch về chủng loại.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện nay còn dùng công nghệ barcode và QR code để hỗ trợ. Khi nhân viên dùng máy quét, hệ thống sẽ cập nhật tự động vào phần mềm quản lý kho (WMS). Cách này giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót rất nhiều so với việc kiểm và đánh dấu thủ công.

3. Ghi nhận và xử lý chênh lệch

Sau khi hoàn thành kiểm đếm, bước quan trọng nhất là đối chiếu kết quả:

• So sánh số kiểm đếm thực tế với tồn kho trên hệ thống.
• Nếu có chênh lệch, phải kiểm tra lại khu vực, lý do phát sinh và lập biên bản.
• Gửi báo cáo kết quả kiểm hàng cho bộ phận quản lý nhập xuất kho (hoặc ban giám đốc nếu là kiểm kê định kỳ lớn).

Điểm cần lưu ý là, khi có sai lệch xuất hiện, không vội quy trách nhiệm cá nhân. Mà nên rà lại quy trình nhập – xuất – lưu trữ hàng trong thời gian qua, để tìm nguyên nhân gốc. Có thể vấn đề nằm ở một mắt xích nào đó trong chuỗi cung ứng – ví dụ như lỗi cập nhật số liệu, hoặc nhầm lẫn khi xếp hàng hoá.

Quy trình kiểm đếm kết thúc khi số liệu đã được xử lý và cập nhật lại hệ thống kho chuẩn xác. Cũng từ việc kiểm đếm, doanh nghiệp có thêm cơ hội để rà soát quy trình vận hành, siết lại các bước còn lỏng lẻo.

Khi đã hoàn tất công đoạn kiểm đếm, bước tiếp theo thường sẽ là cập nhật báo cáo và đánh giá hiệu quả quản lý kho.

Lời kết

Kiểm đếm hàng hóa là một hoạt động cơ bản nhưng rất quan trọng trong chuỗi quản lý kho và logistics. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác số lượng, tình trạng hàng hóa, phát hiện kịp thời sai lệch và có biện pháp xử lý hợp lý. Việc kiểm đếm không quá phức tạp, nhưng cần quy trình cụ thể, phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan để đảm bảo độ tin cậy của dữ liệu.

Dù hàng hóa có ra vào liên tục, thì việc kiểm đếm định kỳ vẫn rất cần thiết – giống như một bước "khóa số" giúp bạn giữ cho kho luôn gọn gàng, rõ ràng và hoạt động trơn tru. Nếu bạn đang quản lý kho hàng, dù lớn hay nhỏ, đừng xem nhẹ hoạt động kiểm đếm hàng hóa – đó là cách bạn kiểm soát rủi ro hiệu quả mà không cần tốn quá nhiều chi phí.