ETD, ETA là gì trong Logistics?

Trong hoạt động vận tải hàng hóa (và hành khách) quốc tế, các khách hàng luôn mong đợi hàng hóa của mình sẽ đến đúng nơi vào đúng thời điểm cho đúng khách hàng và việc vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ. Việc các khách hàng nắm bắt được thời gian lịch trình của tàu biển (vận tải biển) và tàu bay (vận tải hàng không) là vô cùng quan trọng. Chính vì thế bài viết này được thực hiện để giải đáp các thắc mắc của khách hàng về các mốc thời gian trong vận chuyển hàng hóa như ETD, ETA là gì?

ETD là gì?

Nếu đặt trong bối cảnh giao hàng chặng cuối, ETD có thể là viết tắt của cụm từ Estimated Time of Delivery – Thời gian giao hàng dự kiến. Mốc thời gian này thường xuất hiện khi bắt đầu giao hàng đến cho người nhận hàng tại điểm cuối của chuỗi cung ứng. Nghĩa này của ETD ít được sử dụng hơn khái niệm phía trên.

Lưu ý: 

Thời gian khởi hành dự kiến (ETD) là thời điểm mang tính kế hoạch, không chắc chắn, và có thể thay đổi theo hoàn cảnh thực tế. Thời gian dự kiến sai khác với thời gian khởi hành thực tế (ATD) là điều có thể xảy ra. Việc thay đổi lịch trình sẽ được hãng vận chuyển cập nhật. Thời gian khởi hành này thường bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, trong đó không thể không nhắc tới yếu tố thời tiết. 

Vì vậy, khi đặt lịch hẹn, các hãng tàu, hãng hàng không thường sẽ ghi rõ để khách hàng nắm rõ và có kế hoạch dự trù cho kế hoạch xuất nhập của lô hàng.

Ví dụ: 

Một con tàu rời khỏi New York sẽ có một khoảng thời gian ước tính về thời điểm nó được cho là rời bến. Nhưng cũng có trường hợp vào ngày ETD, tàu vẫn chưa thể xuất phát được vì vùng biển ở đó đang có bão lớn, vậy thì thời điểm xuất phát của con tàu sẽ bị hoãn lại và thay đổi.

Tác động:  

Điều này rất quan trọng vì thời gian này sẽ cho thấy một tàu sẽ ở lại cảng làm hàng trong bao lâu. Nó cũng sẽ giúp cho trung tâm điều độ cảng lên kế hoạch khi nào tàu tiếp theo có thể cập vào bến tàu (terminal) nào đó.

Tầm quan trọng của ETD

• Để đảm bảo lịch trình sản xuất theo kế hoạch có đủ nguyên liệu đáp ứng nhu cầu, không tồn kho lớn.
• Để có thể lập kế hoạch cho việc giao hàng muộn bằng cách tìm nguồn thay thế
• Đảm bảo kho nhận hàng có đủ không gian để nhận và giữ hàng hóa trong khoảng thời gian đã được lên kế hoạch từ trước phù hợp với ngày ETD.
• Để sắp xếp phương tiện vận chuyển nội địa (sà lan, ô tô) nếu cần thiết
• ETD sai có thể làm mất cân bằng nhiều thỏa thuận được thực hiện cẩn thận và trong một số trường hợp, thậm chí khiến người nhận hàng không thể nhận hàng khi đến nơi.

ETD phụ thuộc vào những yếu tố nào?

• Phương tiện vận chuyển hàng hóa: Các loại phương tiện vận tải có tốc độ khác nhau như máy bay, tàu hỏa, xe lửa, tàu biển, sà lan, xe tải,… Do đó ETD được điều chỉnh để phù hợp với thời gian đến đích dự kiến - ETA (chi tiết dưới đây)
• Khối lượng và kích thước của hàng hóa: khối lượng và kích thước ảnh hưởng khá lớn đến tốc độ di chuyển của phương tiện, ví dụ xe cont sẽ không thể di chuyển nhanh khi đang chở 1 cont hàng nặng 28 tấn. Hàng càng nặng, cồng kềnh thì càng cần thêm thời gian xuất phát sớm để đảm bảo đến đích đúng giờ.
• Thuộc tính của hàng hóa: Các hàng hóa mau hỏng thì thời gian vận chuyển sẽ ngắn hơn. Ngược lại, các loại hàng dễ vỡ sẽ lại phải cẩn trọng hơn trong quá trình di chuyển.
• Điều kiện thời tiết: thời tiết ảnh hưởng khá lớn đến ETD chẳng hạn như bão, thời tiết xấu có thể sẽ khiến tàu khởi hành muộn hơn so với dự kiến.

ETA là gì?

Trong logistics, ETA thường được sử dụng để thông báo cho người nhận hàng (Consignee) về thời gian phương tiện vận chuyển hàng hóa của họ dự kiến sẽ đến cảng. Chủ hàng theo đó mà chủ động có kế hoạch làm thủ tục nhận hàng.

ETA được sắp xếp dựa theo điều khoản giao hàng thường sẽ được sử dụng cùng với tên của một cảng biển hoặc một sân bay, để biết thời gian dự kiến đến đó. Tùy theo điều khoản giao hàng, ví dụ: 

• Giao nhanh (quick)
• Giao ngay lập tức (immediately)
• Giao càng sớm càng tốt (as soon as possible)
• Giao gấp (prompt)…

Điều khoản giao hàng khác nhau sẽ yêu cầu thời gian giao khác nhau, từ đó người bán có thể cân đối thời gian vận chuyển và ETA sao cho phù hợp.

Vì là ETA mang tính kế hoạch, nên thường có sự sai lệch so với thời gian đến thực tế (ATA). Do đó, chủ hàng cần thường xuyên cập nhật để chủ động về kế hoạch giao nhận hàng.

Tầm quan trọng của ETA

Hiện tại, có rất nhiều vấn đề xung quanh thời gian ước tính chính xác. Điều này gây ra các vấn đề về hiệu ứng domino trên toàn bộ chuỗi cung ứng.

Cảng

Các chính quyền cảng cần có thời điểm chính xác để giảm tắc nghẽn, cải thiện an toàn và phân bổ nguồn lực tốt hơn, đồng thời làm cho cảng của họ cạnh tranh hơn. Điều này cho phép chính quyền cảng giảm ùn tắc trong vùng nước cảng cũng như giảm lưu lượng xe tải bên ngoài cảng. Khi biết chính xác ETA và ETD, các hoạt động có thể được điều phối tốt hơn. 

Ví dụ: xe tải sẽ không còn phải đợi thêm ngày để lấy hàng ra khỏi Cảng, vì quy trình sẽ được tối ưu hóa. Điều này cắt giảm chi phí và tiết kiệm thời gian. Thêm vào đó, với việc giảm tắc nghẽn, lượng CO2 thải ra ít hơn, điều này cũng giúp ích cho môi trường.

Vận chuyển chính xác

Việc lập kế hoạch và lên lịch tàu phải được cải thiện do sự gia tăng toàn cầu hóa và tình trạng tắc nghẽn toàn cầu gay gắt. 

Ví dụ: Một tàu có thể đến cảng đúng giờ, nhưng nếu các tàu khác đến muộn, thì tàu đến đúng giờ có thể phải đợi nhiều ngày trước khi cập cảng và cập bến. Nếu chính quyền cảng biết trước, họ có thể phối hợp với hãng tàu điều hướng các tàu và lên lịch trình tốt hơn cho các chuyến tàu. 

Các doanh nghiệp và khách hàng sử dụng vận chuyển như một phương thức chính để đặt hàng cho các hoạt động thương mại của họ. Vì vậy, điều bắt buộc là vận chuyển phải chính xác hơn. Khi dân số thế giới tăng lên, toàn cầu hóa, nhu cầu, kích thước tàu và lưu lượng cũng tăng theo. Một giải pháp cho ETA và ETD chính xác phải được thực hiện để ngành này duy trì độ tin cậy trong những năm tới.

Lợi ích cho chủ sở hữu hàng hóa

1. Thiết lập được ETA chính xác giúp người nhập khẩu (NK) tổ chức thời điểm hàng hóa sẽ đến nơi. Người NK dựa vào thời gian chính xác để giao hàng. Hoạt động kinh doanh của họ phụ thuộc vào hàng hóa và dịch vụ đến trên tàu mỗi ngày, do đó, ETA ​​giúp đảm bảo hàng hóa và dịch vụ luôn ở trong kho khi cần thiết. Điều này rất quan trọng đối với người NK, vì một số nhà nhập khẩu thậm chí còn trả nhiều tiền hơn để đảm bảo ETA và ETD chính xác.  
2. Các hãng tàu lớn xử lý các chuyến hàng trên khắp thế giới. Khi vận chuyển toàn cầu, một con tàu có thể rời khỏi Rotterdam sau đó chuyển tải một container với một con tàu khác ở Úc. Nếu tàu rời Rotterdam bị trễ và container chuyển tải đó bị bỏ lại trên cầu cảng ở Úc, điều này sẽ dẫn đến tiền phạt rất nặng cho họ. Trong khi đó, nếu tàu và container được theo dõi, thì hoạt động kinh doanh có thể được sắp xếp lại để xử lý ETA trễ của tàu. 

Nhìn chung, điều quan trọng đối với các công ty hàng hải là có thể cung cấp dữ liệu ETA thời gian thực chính xác để cải thiện quan hệ khách hàng và lợi thế cạnh tranh.  

Cách tra cứu ETD, ETA

Người mua và người bán cần quan tâm cập nhật thông tin hành trình của phương tiện như: tên phương tiện vận chuyển, số hiệu/số chuyến, hành trình của phương tiện vận chuyển, lịch cập cảng/bến…

Hoàn toàn có thể nắm bắt thông tin thông qua trang web của hãng tàu, trang web của cảng, một số website còn có thể cho bạn tra cứu vị trí chính xác của tàu trong vòng 24h bằng định vị vệ tinh, đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển…

Nếu bạn chủ động trong việc nắm bắt thông tin hành trình và rất có thể dự đoán trước trước các thay đổi để thông báo kịp thời cho đối tác thì đảm bảo rằng bạn sẽ được họ đánh giá rất cao. Vinalogs sẽ hướng dẫn tra cứu tracking của lô hàng để cập nhật ETD, ETA một cách đơn giản như sau:

Bước 1: Nhập số Bill lô hàng của bạn trong mục “Cargo Tracking” và bấm tìm kiếm

Bước 2: Click vào “More Detail” để xem chi tiết thông tin lô hàng

Ở đây người mua, người bán đã có thể biết được các thông tin liên quan đến thời gian dự kiến:

• ETD: 07/04/2022
• ETA: 09/04/2022

Tuy nhiên, để chủ động trong quá trình theo dõi lô hàng, ngoài các mốc thời gian giao hàng dự kiến, khách hàng nên quan tâm đến cả việc theo dõi tracking hàng hóa với các dấu mốc thời gian thực.

Bước 3: “Click to view cargo tracking history”

Các dấu mốc về thời gian thực sẽ được ghi nhận theo ngày giờ, đúng đến từng giây. Khách hàng sẽ đọc từ dưới lên trên. Ở đây khách hàng có thể thấy các thông tin quan trọng như:

• Thời gian giao cont rỗng cho người xuất khẩu đóng hàng (Empty Container Released to Shipper)
• Thời gian cont hạ hàng tại bãi chờ xuất (Outbound Full Container Gate In to Terminal)
• Thời gian hàng lên tàu (Laden Container Loaded on Board Vessel)
• Thời gian container được dỡ khỏi tàu tại cảng nhập (Full Container discharged from vessel)…

Ví dụ trên đây là của 1 hãng tàu. Với các hãng khác, website có hình thức khác nhau, nhưng về cơ bản chức năng và cách tra cứu cũng tương tự. Chỉ cần nhập số Bill, hoặc số cont vào là có thể tra cứu được ETD, ETA, tình trạng hiện tại của hàng hóa.

Qua bài viết trên đây, hi vọng Vinalogs đã giúp cho bạn đọc có cái nhìn tổng quan nhất về những kiến thức liên quan đến ETD, ETA và cách các bạn chủ động tìm kiếm những thông tin liên quan đến mốc thời gian này. 

Rất cảm ơn các bạn đã đón đọc!